Europees Geneesmiddelen Agentschap

Dit artikel hoort bij: Jaarverslag 2019

Het geheim van EMA

Tekst Anka van Voorthuijsen
Foto Het nieuwe Europees Geneesmiddelen Agentschap. Beeld: Rob Acket

In twee jaar tijd van scratch naar oplevering: dat lukte bij de bouw van het hoofdkantoor van het Europees Geneesmiddelen Agentschap (EMA) aan de Zuidas in Amsterdam. Projectleider Petra Lutke Schipholt: ‘We zaten samen in de goede flow. Iedereen deed wat ‘ie had beloofd.’

#zoals beloofd

Het gebouw aan de Domenico Scarlattilaan is sinds begin 2020 volop in gebruik. Geheel volgens schema. Alles functioneert. Projectleider van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) Petra Lutke Schipholt was de afgelopen twee jaar fulltime met het EMA bezig. ‘Nu hooguit nog een paar uur per week. We zijn nog bezig met de laatste punten, bijvoorbeeld het plaatsen van kunstwerken. Er ligt nog wat papierwerk: de documenten die aantonen dat dit gebouw het duurzaamheidspredikaat Breeam Excellent verdient. En mijn collega heeft het contractmanagement voor de onderhoudsfase opgestart.’

Lutke Schipholt
‘Twee jaar lang leef je met die datum van 15 november in je hoofd.’ Foto: Arenda Oomen

1.300 werkplekken, 53.000 planten

De nieuwbouw van EMA staat aan de Domenico Scarlattilaan op de Amsterdamse Zuidas, een gebied volop in ontwikkeling. Het 19 verdiepingen tellende gebouw heeft 1300 werkplekken en huisvest een conferentiecomplex met 7 grote conferentiezalen en 12 kleine. Het entreeplein met begroeiing loopt in het gebouw over in een indrukwekkende 60 meter hoge groene wand met bijna 53.000 planten.

‘Elke verdieping min of meer hetzelfde, dat bouwt lekker door’

Keuzes maken

Wat is het geheim van EMA? Hoe lukt het om in goede harmonie op tijd het beloofde resultaat neer te zetten? Een goede voorbereiding is natuurlijk van belang, zegt Lutke Schipholt. ‘Toen het besluit was genomen om het EMA naar Amsterdam te verhuizen, konden we direct uit de startblokken.’

Het succes heeft ook met keuzes in de bouw te maken, vult ze aan. ‘Zoveel mogelijk prefab. Een bijna ‘droge bouw’, zodat je niet met droogtijden van bijvoorbeeld stucwerk te maken hebt en steeds op elkaar moet wachten. Elke verdieping min of meer hetzelfde, dus dat bouwt lekker snel door.’

Proven technology

En: ‘Alleen proven technology. Geen stagiaires, geen dingen uitproberen. Daar was bij dit project geen tijd voor.’ Ook belangrijk: met wie werk je? ‘De bouwcombinatie heeft de onderaannemers en leveranciers vooral geselecteerd op: kun je dit waarmaken? Ga je mee in onze flow?’ Dat commitment is belangrijk, heeft ze ervaren. ‘Niemand wilde de oorzaak zijn van vertragingen. Dat werd soms bijna een onderlinge competitie.’

De voorwaarden, ook die spelen een rol. De bouwers mochten dubbele shifts draaien, van 07.00 tot 23.00 uur en er was ook een vergunning om op zaterdag te werken. ‘De bekabelaars wilden bijvoorbeeld ’s avonds werken, dan liep niemand hen voor de voeten. En dreigden we te vertragen, dan werd er op zaterdag ingehaald.’

Lutke Schipholt
Petra Lutke Schipholt en Frans Rombouts van de bouwcombinate EMA (Dura Vermeer/Heijmans) ‘Elke vier weken liepen wij op de bouw.’ Foto: Bas Kijzers

Ook van groot belang: communicatie. ‘Veel vertellen, veel toelichten. Aannemer (Dura Vermeer/ Heijmans), gebruiker (EMA), opdrachtgever (VWS): elke vier weken liepen we op de bouw. We hadden een aantal berichtengroepen, via Signal. Korte lijnen. Als RVB-projectmanager was ik de spin in het web en wilde ik zowel aannemer als opdrachtgever en gebruiker dichtbij me hebben, ze moesten eventuele problemen met mij willen delen. Dan kun je er samen naar kijken. Dat helpt veel bij het zoeken naar een oplossing.’

Er was ook geregeld overleg waarbij het per se níet over geld/tijd/kwaliteit ging. ‘Om te bespreken: wat stokt er en hoe kunnen we dat samen oplossen? Er was bij iedereen de wil om elkaar te helpen en het samen tot een goed einde te brengen.’

‘Iedereen had de wil om het op tijd voor elkaar te krijgen’

Goed samenwerken

Intern bij het RVB krijgt ze nu weleens de vraag: wat waren de succesfactoren bij het EMA, hoe valt dat te kopiëren? Lutke Schipholt: ‘Het is moeilijk om daar algemene lessen uit te trekken. Het was allemaal zó specifiek.’ Maar de wil om goed samen te werken was toch van doorslaggevend belang, vindt ze. ‘Iedereen had de wil om het op tijd voor elkaar te krijgen. De sfeer was positief.’

Veiligheid

Dat laatste uitte zich bijvoorbeeld in een systeem rondom veiligheid met rode, oranje en groene kaarten. ‘Voor de bouwplaats gold: het moest veilig, of níet. Met een rode kaart moest je meteen van de bouwplaats af, oranje is een waarschuwing. Maar groene kaarten kreeg je als je een goed voorstel had in het kader van de veiligheid, of als je een collega ergens op aan durfde te spreken. Met die groene kaarten kies je voor de positieve insteek, dat werkte goed.’

De sfeer bleef goed tijdens de bouw, kijkt ze terug. ‘De aannemer deed daar ook veel aan. Er zijn fietstochten naar de bouwplaats georganiseerd, waar dan een barbecue was voor al het bouwplaats personeel en alle teams. Dat soort teambuilding werkt mee, dat je laat zien dat je ieders inzet waardeert.’

De overdracht op 15 november 2019. V.l.n.r.: Minister Bruno Bruins van VWS (medische zorg en sport); Ronald Dielwart (Raad van Bestuur Dura Vermeer) namens de bouwcombinatie; directeur-generaal Annet Bertram van het Rijksvastgoedbedrijf; directeur EMA Guido Rasi (executive director European Medicines Agency) en wethouder Victor Everhardt van de gemeente Amsterdam. Foto: Rob Acket
  • Lees de commentaren van onze partners in de kaders hieronder.
  • Blader tenslotte door de foto's van het interieur van EMA Amsterdam.
Agneta Brandt

‘Precies zoals we het wilden’

Hoe kijken de partners terug op het proces? Projectmanager Agneta Brandt namens de gebruiker European Medicines Agency:

‘Het nieuwe EMA-gebouw is onder buitengewone omstandigheden opgeleverd, met zeer strakke tijdlijnen. Fasen die normaal gesproken ná elkaar zouden plaatsvinden, moesten nu gelijktijdig plaatsvinden, wat een grote betrokkenheid en transparantie tussen alle partijen vereiste én de noodzaak om elkaar overal in te vertrouwen. Wat ons echt door het proces heen heeft geholpen, was de toewijding, die alle partijen deelden, om een ​​goed resultaat te bereiken.
Het gebouw is prachtig. Dat ik betrokken was bij dit zeer bijzondere proces zal ik altijd onthouden, het EMA-gebouw is het zichtbare bewijs dat het een succes was. Zoals bij alle bouwprojecten kunnen sommige eisen tijdens de projectontwikkeling veranderen en komen sommige details misschien niet uit zoals verwacht, daarin verschilt het nieuwe EMA-gebouw niet van andere. Maar gezien de omstandigheden, is het verbazingwekkend dat het gebouw precies is zoals we het wilden.
Mijn twee favoriete locaties zijn de fietsenstalling, die zo makkelijk te bereiken is en ruimte biedt aan iedereen die graag op de Nederlandse manier aan het werk gaat, en het dakterras of de terrastuin zoals ik het noem. Ik kijk uit naar de tijd dat mensen kunnen genieten van die prachtige groene ruimte.’

Philip van Dalen

‘Het lijntje was dun maar het is gelukt’

Hoe kijken de partners terug op het proces? Namens opdrachtgevend ministerie van VWS, Philip van Dalen:

‘Er was veel onderling vertrouwen. Dat is de belangrijkste reden waarom het proces zo goed is verlopen. Directe en open communicatie. Het liefst face to face, waar nodig per mail. Wij hebben vanuit onze eigen organisaties veel vertrouwen gekregen en verantwoordelijkheden zijn naar ons gedelegeerd. Daardoor konden we op workstream-niveau alle besluiten nemen die nodig waren.
Het was, ook vanwege de snelheid, een uniek project en de datum van 15 november 2019 stond vast, die was in steen gehouwen. Van tevoren werd wel gezegd: jullie zijn gek, dit is onmogelijk. Daar hebben we onderling goede gesprekken over gevoerd: kunnen we dit waarmaken, binnen de grenzen van veiligheid en kwaliteit? Daarbij moest ik als opdrachtgever natuurlijk vooral vertrouwen op de expertise van het RVB en de aannemer.
Pas een week of acht van tevoren zag ik het ook echt zelf: dit gaan we redden. We hebben samen laten zien dat we dit in Nederland voor elkaar kunnen krijgen. Het lijntje was dun maar het is gelukt en ik ben buitengewoon trots op het eindresultaat.’ Foto: VWS

‘Niemand wilde ons land voor joker zetten’

Hoe kijken de partners terug op het proces? Frans Rombouts, namens Bouwcombinatie EMA:

‘Het belang voor de BV Nederland om dit tot een succes te maken was groot. Iedereen, zowel bij het RVB als bij BCEMA, van hoog tot laag, heeft zich vanaf dag 0 gecommitteerd om dit huzarenstukje tot een goed einde te brengen. Niemand wilde ons land voor joker zetten en er verantwoordelijk voor worden gehouden dat het op 15 november níet klaar zou zijn.
Het draait om goede samenwerking, om het vertrouwen dat je krijgt en geeft. De besluitvaardigheid bij de overheid was ook groot, er was veel voorwerk gedaan en verliep erg vlot, dat is natuurlijk weleens anders.
Het resultaat is erg goed. Je ziet niet dat het in dit enorme tempo is gebouwd, het afwerkingsniveau is hoog en je kunt hier met een gerust hart rondlopen of werken. Het is een prettig gebouw: dat atrium, die groene wand, heel bijzonder. Als je, naast het resultaat, érgens trots op zou moeten zijn, dat is het wel dat er zo veilig is gewerkt. Ondanks de hoge werkdruk is niemand overspannen naar huis gegaan, er zijn geen ernstige ongelukken gebeurd. Er is hier onwijs veilig gewerkt in een goede sfeer.’ Foto: Heijmans