Tekst Anka van Voorthuijsen
Foto Technische installaties op vliegbasis Leeuwarden. Beeld: Erik Jansen

Het Rijksvastgoedbedrijf heeft rigoureus de bezem gehaald door het versnipperde contractenlandschap bij het onderhoud van defensieobjecten. Nelleke Flick en John Lievestro over gebundelde contracten:  ‘Dit zorgt aan beide kanten voor meer duidelijkheid en meer snelheid.’

Lekkend dak na de zoveelste storm? De aannemer kan direct naar de kazerne komen, want het contract voor zo’n reparatie ligt klaar. Blijkt bij inspectie dat het complete dak aan vervanging toe is? Ook die opdracht valt binnen de scope van het nieuwe contract. De aannemer weet bovendien de weg op de kazerne, kent zowel de veiligheidsprocedures als de commandant: ‘Dat zorgt ervoor dat de werkzaamheden voor iedereen vlotter en prettiger verlopen.’

Versnipperd

Toen het Rijksvastgoedbedrijf marktpartijen twee jaar geleden consulteerde over de vraag hoe zij aankeken tegen regionale bundeling van onderhoudscontracten voor defensieobjecten, was er direct veel animo. ‘Het contractenlandschap was enorm versnipperd’, zegt Nelleke Flick (hoofd sectie Inkoop Onderhoud). Het was niet uitzonderlijk dat er op één kazerne ook een klein legertje aan aannemers was verbonden: degene die een acute storing aan de waterinstallatie verhielp, was niet per se degene die ook het reguliere onderhoud van diezelfde installatie onder z’n hoede had.

Grote contractbundels in plaats van losse kleine opdrachten

Flick en haar collega John Lievestro (programmamanager) weten dat het Rijksvastgoedbedrijf voor het onderhoudswerk op één kazerne soms erg veel verschillende contracten had lopen, met tientallen aannemers. Stuk voor stuk namen die een klein deel van het onderhoud voor hun rekening. Ook de regie over zowel contracten als werkzaamheden kon in het verleden steeds bij een andere persoon liggen, zegt John Lievestro: ‘En soms bleek dat er voor een reparatie of vervanging toch geen enkel passend contract was. Dan moest er een aanbestedingsprocedure worden opgetuigd die veel tijd, inspanning en administratieve rompslomp betekende, voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. ‘Dat moest anders kunnen.’ Flick en Lievestro schreven een plan van aanpak en vormden een stuurgroep.

Nelleke Flick, John Lievenstro
Nelleke Flick en John Lievestro leiden de aanbestedingen voor de gebundelde contracten. De bundels Transport, Water, het Eerstelijns storingsonderhoud en Projecten (werk tot €1,5 miljoen) zijn gegund; de aanbesteding voor de bundels Deuren, Verlichting en Klimaatinstallaties loopt nog. Foto: Kick Smeets

Veel animo voor aanbestedingen

Het kon zéker anders, bleek. Het onderhoudswerk werd geïnventariseerd en ondergebracht in grote bundels. Inmiddels zijn de bundels Transport (werk aan liften en hefinstallaties), Water (onderhoud aan installaties waar water door stroomt), het Eerstelijns storingsonderhoud en Projecten (werk tot €1,5 miljoen) al gegund. De aanbesteding voor de bundels Deuren, Verlichting en Klimaatinstallaties loopt op dit moment. Er is vanuit de markt veel animo voor deze nieuwe aanbestedingen, die voor het bedrijf dat de bundel binnenhaalt meer werk, minder administratieve last, minder onverwachte spoedklussen en meer continuïteit betekent. De bundels zijn regionaal zo ingedeeld, dat de omvang ook voor het middenbedrijf goed behapbaar en interessant blijkt. Ook het contractmanagement voor deze contracten is nu belegd ‘bij onze professionals die juist van dat vakgebied alle kennis hebben.’ De coördinatie over de uitvoering van het onderhoud gebeurt juist weer regionaal.

Meer overzicht, beter werkbaar

Wat betekent deze nieuwe aanpak in de praktijk? Lievestro: ‘In de scope van zo’n nieuw contract voor transport zitten bijvoorbeeld de liften: zowel de keuringen als de eerstelijns-storing opvolging, reparatie, regulier onderhoud en vervanging. Dus als er iets met een lift is, heeft een kazernecommandant steeds te maken met één en dezelfde partij, terwijl er vroeger diverse aannemers over het verschillende werk aan de liften gingen. Voor het complete onderhoud op zijn kazerne heeft hij straks hooguit met acht partijen te maken, die naar schatting 80% van al het werk kunnen doen. Dat is een stuk overzichtelijker en beter werkbaar dan dat je met méér dan 100 verschillende partijen te maken hebt.’

John Lievenstro
John Lievestro: ‘Als er iets met een lift is, heeft een kazernecommandant steeds te maken met één partij.’ Foto: Kick Smeets

Geografische bundeling

Naast deze nieuwe aanpak waarbij systemen en installaties het uitgangspunt vormen voor een bundel, komt er ook een pilot met een geïntegreerd onderhoudscontract, kondigen Flick en Lievestro aan. Daarbij wordt de totale onderhoudsopgave voor één object als totaalopdracht aanbesteed. ‘Zodat er één aannemer is die over ál het onderhoud op zo’n kazerne gaat. Die kan zelf wel weer onderaannemers contracteren natuurlijk.’

‘Op proef: één aannemer voor al het onderhoud op de kazerne’

Meer begrip

De pilots zullen op drie locaties plaatsvinden: op de kazernes in Havelte en Hilversum en op vliegbasis Gilze Rijen. Die aanpak leidt tot ‘ontzorgen 2.0’, verwachten Lievestro en Flick. ‘Bij zo’n geïntegreerd contract hoeft een kazernecommandant nog maar met één partij in gesprek te gaan’. Het leidt waarschijnlijk tot betere samenwerking en meer onderling begrip tussen onderhoudsploeg en gebruikers, verwachten zij.

‘Zo’n externe partij krijgt op een gegeven moment het “DNA” van de mensen die het object gebruiken. Zij weten er de weg en voelen zich er thuis. Met een vaste onderhoudsploeg en een vaste aannemer op één object ben je continu met elkaar in gesprek en in overleg. Dat geeft aan beide kanten comfort. Een vaste aannemer snapt bijvoorbeeld dat het onderhoud klaar moet zijn voor er een grootschalige oefening aankomt, want dan ligt de prioriteit van de gebruikers dáár.’

Nelleke Flick
Nelleke Flick: ‘Je moet elkaars taal gaan spreken.’ Foto: Kick Smeets

Indribbeljaar

Flick: ‘Zulke contracten ga je natuurlijk vaak voor langere tijd aan. Je hebt een ‘indribbeljaar’ nodig; je moet de situatie en elkaar leren kennen, elkaars taal gaan spreken.’ Voorwaarde is dat de opdrachtgever kritisch blijft op prestaties en dat stelt ook hoge eisen aan de kwaliteit van digitale informatie-uitwisseling en rapportages. Het vraagt wat, maar het levert ook veel op, verwachten Flick en Lievestro: ‘Als er door goede ervaringen een vertrouwensrelatie ontstaat, leidt dat tot een prettige manier van samenwerken. Het zorgt ervoor dat je samen steeds beter wordt. En dat is natuurlijk de bedoeling van zo’n contract.’

‘Als er door goede ervaringen een vertrouwensrelatie ontstaat, leidt dat tot een prettige manier van samenwerken’