In een jaar tijd werd de achterstand bij de wettelijke keuring van installaties bij Defensie, grotendeels ingelopen. ‘Tigerteams’ zorgden dat 94% van alle installaties nu is gekeurd. ‘Het Rijksvastgoedbedrijf is een vastgoedbeheerder. Dan zijn keuringsdocumenten net zo belangrijk als verbouwingen en onderhoud.’
Of het nu om brandslanghaspels, liften, opslagtanks, hijswerktuigen, cv-ketels, of blusapparatuur gaat: elke installatie moet regelmatig wettelijk worden gekeurd. ‘Zodat ‘ie doet wat ‘ie moet doen en veilig is voor de mensen en de omgeving.’ Bij het vastgoed van Defensie waren die keuringen een paar jaar geleden onder de gewenste norm, erkent Ramses Külman, destijds hoofd sectie Keuringen en Programma’s. ‘In 2014 was nog geen 50% van alle installaties op tijd gekeurd.’
Nuanceren zonder bagatelliseren
Dat klinkt gevaarlijk, maar dat wil hij toch graag nuanceren zonder het overigens te bagatelliseren. Külman: ‘Vergelijk het met de verplichte APK van je auto. Die is wettelijk verplicht en daarmee wil je zo veel mogelijk risico’s uitsluiten. Maar als je te laat bent met de APK wil dat niet zeggen dat je wielen er meteen afvallen.’
Maar dat er snel iets moest verbeteren, was voor iedereen duidelijk. 'Je wilt als Rijk geen boetes van de Inspectie voor Leefomgeving en Transport. Je schaamt je als overheidsorganisatie als er verhalen in de media staan over niet goedgekeurde brand- en blusapparatuur bij munitiedepots. Dat leidt -begrijpelijk- tot maatschappelijke onrust bij omwonenden. Nederland doet het onderhoud van de F16’s. Als een kraanbaan niet is goed gekeurd, dan kun je dat niet doen en belemmer je het bedrijfsproces van Defensie en kunnen we onze NAVO-taken niet vervullen.’
Er zijn gelukkig geen incidenten geweest ‘maar als Rijk wil je veiligheid bieden en het goede voorbeeld geven: voor de omgeving, voor je eigen medewerkers en voor de klanten.’ De urgentie was duidelijk, zegt Külman. Directeur-generaal Annet Bertram van het RVB verbond er een concrete prestatieverplichting aan. Eind 2018 moesten alle installaties gekeurd zijn.
Basisinformatie niet altijd op orde
Redenen voor de achterstand waren er natuurlijk legio. Het gaat om veel verschillende componenten die allemaal op een groot aantal en diverse aspecten moeten worden gecontroleerd en zich bovendien op veel en vaak uitgestrekte locaties bevinden. Külman: ‘De keuringen vergen 55.000 activiteiten op jaarbasis. Dat is héél erg veel.’ Dan is het essentieel dat de vastgoedinformatie op orde is: ‘elke brandslanghaspel kent bijvoorbeeld een unieke registratie: je moet kunnen zien waar en op welke verdieping de haspel hangt die nú gekeurd moet worden. Die basisinformatie was niet altijd op orde.’
Soms zorgen veiligheidsprocedures voor vertraging: ‘Bij de ene kazerne moet je een dag van te voren worden aangemeld, bij de ander een week, en is het verplicht dat een defensiemedewerker een aannemer begeleidt. Door onduidelijkheid ging daar veel mis en moest er nogal eens een busje omdraaien bij de poort. Defensie werkt nu aan meer uniformiteit in de aanmeldprocedures.’
Hoe staat het er nu voor? ‘94% is gekeurd, 87% is ook goedgekeurd. We hebben heel veel voor elkaar gekregen.’
Vastbijten als tijgers
Dat is vooral te danken aan de tigerteams die hier een jaar lang bovenop zaten. Tigerteams? ‘Een groep die zich als tijgers vastbijt. Niet loslaat en op één issue zit.’ Deze teams, waar zowel RVB als Defensie in was vertegenwoordigd, fungeerden als breekijzer, zegt Külman: ‘Uitzoeken wat het probleem is, actie ondernemen, zo nodig opschalen en zorgen dat elk probleem zo snel mogelijk wordt getackeld. Als de brandmeldcentrale in een legeringsgebouw het niet doet, dan moet de commandant dat weten. Dan kan hij een brandwacht instellen, zodat de manschappen er toch veilig kunnen slapen en het primaire proces door kan lopen.’
Er was -tijdelijk- extra mankracht voor ‘Operatie Keuringen’. Hoe houd je dit tempo nu vast? Nieuwe softwaresystemen moeten zorgen dat alle informatie rondom certificaten, keuringen en installaties actueel is en goed vindbaar. Er is een Kennis Centrum Keuringseisen: ‘Wat zegt de wet en wat betekent dat voor ons? Die kennis hebben we zelf in huis, dat willen we niet aan de markt overlaten. Je wilt centraal kunnen sturen als uitvoerende organisatie en je hebt ook die verantwoordelijkheid als vastgoedbeheerder.’
Niet iedereen bleek aangehaakt
De bewustwording binnen de hele organisatie is het afgelopen jaar flink vergroot, zegt hij. Niet iedereen bleek zo ‘aangehaakt’ bij dit thema als hij zelf. ‘Dat was een schok en dat nemen wij onszelf kwalijk.’ Hij merkte dat keuringen met een ‘imagoprobleem’ kampten, zegt Külman. ‘Het is op een verjaardag leuker om te vertellen dat je mee hebt gebouwd aan de hangar van de F35 dan dat je precies weet waar het keuringsdocument van de brandblusser ligt.’
Külman: ‘Waartoe zijn wij als RVB op aarde? Om te zorgen dat mensen hun werk goed en veilig kunnen doen en het primaire proces van Defensie kan doorgaan. Dat het dak niet lekt en de verwarming het doet, is net zo belangrijk als dat de keuringen op orde zijn.’
CV-ketel gemiddeld 36 jaar oud
RBI (registratie bouwdelen en installaties) is nu beter op orde waardoor duidelijk is wanneer welke activiteit op welke installatie moet gebeuren. ‘We hebben meer inzicht, kunnen betere analyses maken. De gemiddelde cv-ketel bij Defensie bleek 36 jaar oud te zijn. Na 32 jaar blijken die ketels veel manco’s te krijgen. Als je dat in beeld hebt, kun je nadenken of het misschien slimmer is om álle ketels na 30 jaar te vervangen.’
De tigerteams zijn weer opgeheven. ‘Maar de manier waarop zij hebben samen gewerkt gaan we volhouden in de reguliere lijn. We willen de druk erop houden nu.’
