In het voetspoor van... RVB en Facilicom

Dit artikel hoort bij: Kei 6: De Markt

‘Leg nou eens minder vast’

Tekst Shirley Copijn
Foto Arjon Aalbers (Facilicom) en Ruth Simons (RVB) voor het gerechtsgebouw van Breda. Beeld: Erik Jansen

Arjon Aalbers is directeur PPS bij Facilicom in Schiedam. Hij kent coördinator contractmanagement Ruth Simons van het Rijksvastgoedbedrijf al enkele jaren vanuit een vorige functie. De marktvisie brengt ze opnieuw bij elkaar, om de onderlinge samenwerking te versterken. Aalbers: ’Mijn kijkje achter de schermen bij het RVB was eerder een bevestiging van zaken dan een verrassing. Wel kregen dingen meer betekenis door de uitleg van Ruth en haar collega’s.’ Ook Simons ervaart deze verdieping in elkaars wereld als verhelderend. ‘Arjon heeft een zakelijke benadering; zegt waar het op staat. Hij laat dingen niet liggen, maar brengt het ter sprake. Dat is fijn en nodig.’

Loop mee met Ruth Simons op locatiebezoek bij Facilicom in het gerechtsgebouw van Breda en met Arjon Aalbers op het RVB-kantoor aan het Haagse Korte Voorhout.

  • Klik hieronder op de >>> pijlen in de foto of op de bullets onder de foto’s en lees de reportage. Niks missen? Klik dan ook op Toon meer voor alle tekst bij de foto's.

Bouwen aan vertrouwen doe je zó

Tijdens een uitwisselingsdag op de Bouwcampus in Delft werden ruim 20 koppels gevormd van relaties van marktpartijen en RVB-collega’s met als doel: elkaar beter leren kennen door een kijkje in elkaars keuken te nemen. Een initiatief van het Rijksvastgoedbedrijf met het oog op de marktvisie in de praktijk.

Simons was in september 2018 al bij Aalbers op de koffie in Schiedam. Maar het echte werk van Facilicom gebeurt op locatie. Dus brengt ze in november ook een bezoek aan de Facilicom-organisatie in het gerechtsgebouw in Breda. ‘Dit is één van de PPS-projecten, waarin Facilicom met het RVB samenwerkt’, vertelt Aalbers. Alle meldingen, vragen, klachten en storingen van klanten over dit pand en de facilitaire diensten komen binnen bij frontoffice InBalans - een consortium waarin Facilicom participeert - dat in het gerechtsgebouw is gehuisvest. In de bouwfase van het gerechtsgebouw, een jaar geleden, werkten (toen) contractmanager Simons en (toen) projectmanager Aalbers al samen.

Het gerechtsgebouw van 66 meter hoog met drie gedraaide bouwdelen oogt als een architectonisch kunstwerk. De vele glaspartijen geven het een open uitstraling. Aalbers loopt met Simons door het complex waar “gerechtigheid” hoog in het vaandel staat. In haar dagelijks werk onderhandelt Simons met marktpartijen. En daarbij zijn redelijk en billijk dé kernwoorden bij het maken van de afspraken over prestatiecontracten.

Het duo bespreekt onderweg met Hanneke Theloesen (contractmanager beheerorganisatie gerechtsgebouw) enkele nog openstaande punten na de oplevering. Simons vertelt: ‘Toen ik in september bij Arjon op kantoor in Schiedam was, stelde ik hem al vragen over onder andere hoe hun organisatie is ingericht om aan te sluiten op de onze. Dat was heel verhelderend.’ Facilicom is voor het Rijksvastgoedbedrijf overigens niet rechtstreeks opdrachtnemer, maar onderdeel van een groter consortium. ‘Ik ben dan ook benieuwd hoe het bedrijf deelneemt aan consortia en hoe risico’s en winsten worden verdeeld.’

Tijdens de tour door het gloednieuwe pand stuurt Simons even een bericht naar een collega. En vervolgt het gesprek: ‘Ik wilde ook weten hoe de mensen en middelen zijn georganiseerd, zoals de frontoffice (achter Aalbers op foto). Die heeft het RVB namelijk ook.’ Facilicom wil net als het RVB zijn processen standaardiseren. Herkenbaar. Simons: ‘Daar worstelen wij mee, want voor ons proces is maatwerk nodig. Samen met Facilicom wil ik kijken hoe we een en ander makkelijker kunnen maken.’

Buiten op het plein voor het gerechtsgebouw pronkt een vuurrode boom met maskers. Hopelijk heeft deze boom een lange levensduur in het vooruitzicht, net als de contracten (20 à 30 jaar) tussen RVB en consortia. Simons: ‘Facilicom kan een korting op zijn inkomsten krijgen als prestatieafspraken niet worden gehaald. Maar als die korting wordt opgelegd, voelt het Facilicompersoneel dat vaak als een straf. Onze contractmanagers moeten zich bewust zijn dat dit niet zo is bedoeld en er aandacht aan geven. Want zo’n korting zegt niets over hun inzet en betrokkenheid; het zijn enkel zakelijke afspraken. Het is wel belangrijk om ervoor te zorgen dat de zakelijkheid niet ten koste van de mensen gaat’, stelt Simons. Voor Aalbers is dit ook iets om verder over te praten. Hij meent dat er een oplossing mogelijk moet zijn die zowel recht doet aan de mensen als aan de zakelijkheid.

Aalbers neemt in november 2018 ook een kijkje bij Simons op het RVB-kantoor in Den Haag. Op de foto zijn ze onderweg naar een “koffieoverleg”, waar contractmanagers over hun eigen PPS-projecten vertellen en aangeven waar ze tegenaan lopen. Aalbers: ‘Veel is voor mij herkenbaar. En wat we gemeen hebben is: zorgen dat je de kennis in huis blijft houden, want dit zijn ingewikkelde contractvormen met een lange looptijd.’

Het duo praat nog even na in de gang. Aalbers merkt op dat het Rijksvastgoedbedrijf met veel belanghebbenden te maken heeft en dat de besluitvorming ook vanwege de politieke omgeving complex is. De overeenkomsten met Facilicom als opdrachtnemer in PPS-contracten zitten hem vooral in de vele stakeholders, hun belangen en voortdurend wijzigende omstandigheden. En de vraag: hoe ga je ermee om als de behoefte van de klant verandert?

In de middag schuift Aalbers aan bij een lunchbijeenkomst met contractmanagers en procesmanagers van PPS-projecten van het RVB. Aalbers: ‘Ik kreeg positieve en opbouwende reacties over de samenwerking met Facilicom. Aandachtspunt is: volgen van het contract. We willen dienstbaar zijn, maar komen soms iets te snel met een oplossing of conclusie, terwijl we dan bijvoorbeeld iets anders over het hoofd zien.’

Aalbers en Simons staan bovenin het gebouw waarin het RVB is gehuisvest, met uitzicht op het atrium. Aalbers vindt het positief dat de organisatie zich kwetsbaar durft op te stellen. RVB’ers vroegen hem vandaag namelijk hoe hij tegen de dienst aankijkt en wat hij het RVB adviseert. ‘Tijdens zo’n “benen op tafel gesprek” met elkaar van gedachten wisselen, is erg waardevol. Dat doe je anders nooit met alle contractmanagers tegelijk’, aldus Aalbers.

Een projectmanager vroeg hem: “Hoe kunnen we onze uitvraag naar de markt voor onze contracten met een looptijd van 30 jaar verbeteren?” Aalbers: ‘Leg je erbij neer dat niemand zo ver in de toekomst kan kijken. Het gaat om flexibiliteit en niet om vastleggen. Sterker nog: leg nou eens minder vast. Veel gaat goed in PPS-projecten. Kijk ook eens naar andere, niet-PPS-projecten en vergelijk dan de kwaliteit van de dienstverlening, het gebouw en de samenwerking. En bekijk eisen en prestaties in een breder perspectief.’

Simons toont Aalbers het organogram van het Rijksvastgoedbedrijf, dat hem meer inzicht geeft in de besluitvormingsprocessen. Reflecterend op dit soort processen binnen commerciële bedrijven adviseert hij het RVB: ‘Onderschat de structuur en cultuur van een (moeder)bedrijf op het PPS-project niet. Want zaken doen met een familiebedrijf of met een groot beursgenoteerd bedrijf kan een essentieel verschil maken. Probeer dus niet alles uniform te willen organiseren. Zoek daarin de balans.’

Aalbers heeft verder behoefte aan een platform voor PPS-opdrachtnemers en –opdrachtgevers, voor intervisie buiten de contractrelatie om. Om kennis te delen, maar vooral ook om samen proactief aan (toekomstige) vraagstukken te werken. ‘Samen vooruit kijken naar wat er gaat spelen en hoe je hiermee kunt omgaan, die behoefte hebben meerdere (markt)partijen’, concludeert Aalbers.