Magazine van het Rijksvastgoedbedrijf | Kei 5: Beheer en onderhoud 2018

Magazine van het Rijksvastgoedbedrijf | Kei 5: Beheer en onderhoud 2018

Deze printvriendelijke versie bevat niet de volledige inhoud van het online magazine, maar alleen de teksten en een beperkte selectie foto´s. Het hele online magazine met alle foto´s, video´s en multimedia kan worden bekeken op:
https://magazines.rijksvastgoedbedrijf.nl/kei/2018/05/index

Nog een tip voor het geval u het magazine wil printen: Heeft u een Windows-computer en bekijkt u het magazine met het programma Chrome? Dan adviseren we u voor het afdrukken alleen gebruik te maken van het zogenoemde dialoogvenster (Ctrl+P).

Dit artikel hoort bij: Kei 5: Beheer en onderhoud

‘Elke dag crises bezweren’

Richard Tieskens

Tekst Anka van Voorthuijsen
Foto Richard Tieskens. Beeld: Arenda Oomen

Richard Tieskens is directeur Vastgoedbeheer bij het Rijksvastgoedbedrijf. Het onderhouds- en beheerwerk van zijn directie gebeurt door ‘vele, vaak stille krachten’. En: ‘Met het vervangen van kraanleertjes haal je de krant niet’, maar het herstelwerk gebeurt wel dagelijks en de klanten moeten tevreden zijn. Op naar de 7 in het volgende klanttevredenheidsonderzoek.

Wat is bij beheer en onderhoud het meest aansprekende project?

‘De hele grote en meeslepende projecten, die de voorpagina’s halen, die doen wij niet. Die vallen onder de directie Transacties & Projecten van het Rijksvastgoedbedrijf. Wij hebben continu een enórme hoeveelheid aan kleine projecten, kleine herstellingen die dag in dag uit plaats vinden. Als je zo’n grote portefeuille hebt als wij, 12,5 miljoen vierkante meter, dan lekt er elke dag wel ergens een dakgoot. En daar moet dan wel direct iemand naar toe, dat moet wel gerepareerd worden. Want dat is enorm belangrijk voor de klant en voor de beleving van de prestaties van het Rijksvastgoedbedrijf. Bij de directie Vastgoedbeheer zijn we daar de hele dag druk mee, dat is een grote prestatie van heel veel, vaak stille krachten. Maar met het vervangen van kraanleertjes haal je de krant niet, want iedereen vindt dat normaal.’

Zo eenvoudig is het vast niet…

‘Nee. Storingen zijn tegenwoordig vaak enorm complex. Onze gebouwen zitten vol hoogwaardige technologie en het moet allemaal zo snel mogelijk weer werken, want we zijn als maatschappij gewend geraakt aan een hoog comfortniveau. De temperatuur en luchtvochtigheid binnen moeten altijd op orde zijn. Niemand accepteert een koude werkomgeving. Er is in 40 jaar tijd een enorme evolutie geweest in de kantooromgeving. Ik zat eind jaren zeventig nog aan een houten bureau met een stencilmachine en doorslagen van carbonpapier, dat is nu ondenkbaar. Al die nieuwe technologie moeten we hier bijbenen: ik vind het een prestatie wat we hier met z’n allen doen.’

En dan doe je je best, maar krijg je van je klanten slechts een 5,7

‘Ja. Dat doet me pijn. Want we doen het met z’n allen voor de klanten. Dat de gevangenis in bedrijf blijft, de kazerne open is, het vliegveld dagelijks gebruikt kan worden en iedereen elke dag met plezier naar het museum kan. Dat is de maatschappelijke taak die we hebben. Onze mensen zijn elke dag ergens een crisis aan het bezweren en als er eens in de vijf jaar een incident bij een klant is, moet het onmiddellijk worden opgelost en anders is het voorpaginanieuws.’

‘Negen van de tien keer gaat het goed, maar natuurlijk: het gaat altijd over de gevallen waar het niet 100% liep. Die 5,7 doet pijn. Maar misschien is het ook het lot van de dienstverlener. Iedereen vindt het heel normaal wat je doet. Het maximum dat je in deze sector kunt halen is denk ik een 7.’

Hoe gaan jullie die 7 halen?

‘Het kan natuurlijk altijd beter. We luisteren naar de klachten en we willen verbeteren. Dat de processen te stroperig zijn: dat erkennen en herkennen we. Met behulp van de lean-methodiek zijn we aan het analyseren wat er aan de hand is en zoeken we naar structurele oorzaken. Waar stokt het? En als we iets vinden, komt er niet eerst een rapportje en een aanbeveling en een vergadering van de directie, maar gaan we het direct veranderen.’

‘De keuringscertificaten, dat moet beter. Risico’s willen we uitsluiten. Maar ook hier geldt weer: de omvang van de portefeuille maakt het ingewikkeld. Thuis heb je één ketel en daar komt af en toe een nieuwe sticker op. Maar met onze omvangrijke portefeuille en alle ingewikkelde en verschillende installaties is het a hell of a job om dat allemaal tijdig en goed voor elkaar te krijgen.’

Is alle vastgoedinformatie wel op orde?

‘Nou, het is inderdaad wel zo dat je als je nu vraagt: geef me van dit gebouw de laatste revisietekening, dan is dat voor verbetering vatbaar. Maar we zijn er hard mee bezig. Dat onderkennen we. Onze vastgoedportefeuille is natuurlijk ook niet van gisteren op vandaag ontstaan. Van een nieuw gebouw krijgen we nu een 3D-ontwerp: dat lukt allemaal wel, om dat goed te bewaren. Maar er zijn ook gebouwen die misschien eind jaren ‘80 voor het laatst onder handen zijn genomen en door reorganisaties en veranderingen in hoe we dingen opslaan, is die informatie niet altijd in één kast te vinden.’

Komt het uiteindelijk goed?

‘Er is een ontwikkeling waar ik hoge verwachtingen van heb. Ik denk dat het door BIM (een driedimensionaal building information model, waar alle informatie over een gebouw in zit, red.), kan veranderen. Als Rijksvastgoedbedrijf zijn we in 2011 voorloper geweest met onze BIM-norm, en dat is voor de hele branche belangrijk geweest en overgenomen. Voor een bijzonder project als het Binnenhof en voor onze nieuwste gebouwen hebben we dat soort BIM-modellen en state-of-the-art vastgoedinformatie al. Maar er zijn ook panden waar ik met een zaklamp op zoek moet naar de laatste tekeningen en informatie die in drie verschillende systemen is ondergebracht.’

Al het rijksvastgoed straks BIM-fähig?

‘Dat is mijn ambitie: onze hele portefeuille in BIM. In ieder geval de basisgegevens en dat alles daar aan gelinkt kan worden: bij wijze van spreken ook het keuringscertificaat van de koelinstallatie op kamer 27 op de vierde verdieping. Want dan kunnen we ‘m altijd vinden. Onze mensen moeten straks allemaal BIM-modellen kunnen lezen en er mee kunnen werken. Daar zijn we al mee bezig, dat is een enorme evolutie en die gaat keihard. Op vliegbasis Leeuwarden is al een integraal ontwerpteam met BIM aan de slag. Fantastisch.’

Was het vroeger beter?

‘Er is, denk ik, niet meer tevredenheid of onvrede dan vroeger. Mopperen op dienstverleners gebeurt overal, terecht of niet. Vroeger had je bij Defensie de DGWT, de Dienst Gebouwen, Werken en Terreinen. Die heette onder militairen gekscherend Dat Gaat Weer Traag.’

In het voetspoor...

Dit artikel hoort bij: Kei 5: Beheer en onderhoud

‘Gebouwen met historie goed beschermen’

Claudine Calkoen coverfoto

Tekst Shirley Copijn
Foto Claudine Calkoen in de Eerste Kamer. Beeld: Arenda Oomen

Ze is een spin in het web, Claudine Calkoen. En trots op haar portefeuille met de Hoge Colleges van Staat. Als objectmanager heeft Calkoen regelmatig contact met de klant, installateurs, aannemers en adviseurs van het Rijksvastgoedbedrijf over de status van het onderhoud in de complexen. Voor een goed klantgesprek en de juiste adviezen is het een must om ook de (onderzoeks)rapportages over de objecten te lezen. Een kijkje achter de schermen bij het onderhoudswerk in de Eerste Kamer, de Raad van State, het Johan de Witthuis en de Hoge Raad van Adel. ‘Er komt meer bij kijken dan bij andere rijksklanten.’

Andere bril

Dit artikel hoort bij: Kei 5: Beheer en onderhoud

‘Van klantrelatie naar partnerschap’

René Baksteen

Tekst Bas van Horn
Foto René Baksteen op de vliegbasis Leeuwarden. Beeld: John van Helvert

Minister van Defensie Hennis moest vorig jaar aftreden vanwege de dodelijke gevolgen van slechte opslag en slecht onderhoud van mortiergranaten. Onlangs berichtte de Volkskrant over nog altijd gebrekkige opslag in en onderhoud van munitiedepots. Defensie is verantwoordelijk voor de veiligheid, maar wijst naar het Rijksvastgoedbedrijf voor de onderhoudsproblemen. Hoe staat het eigenlijk met veiligheid, onderhoud en de relatie met het RVB op de vliegbasis Leeuwarden (VLB LW), thuisbasis van F-16’s en straks de F-35? Luitenant-kolonel René Baksteen, chef Staf en hoofd Personeel en Bedrijfsvoering van de vliegbasis, zegt op dit moment ‘in een goede flow’ te zitten met het RVB. Wat niet wil zeggen dat er niets aan de hand is...

‘Je kent misschien Frisian Flag, een grote oefening waarin jachtvliegtuigen van verschillende NAVO-partners samen complexe missies oefenen. Dat kan in Nederland alleen op de vliegbasis Leeuwarden. Het vindt plaats in april. Begin dit jaar bleek dat de brandstofopslagtanks in 2017 gekeurd hadden moeten zijn.’

De Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) pakte haar rol als handhaver milieu en wilde een dwangsom opleggen. De vliegbasis stond in voor de veiligheid, had zelf metingen aan de dikte van de tankwanden gedaan en controleerde op lekkages. Men is zich goed bewust van de gevaren. Het mocht niet baten, handhaver ILT is streng, zeker sinds het ongeluk in Mali.

‘Alles stond al afgetankt, klaar voor Frisian Flag. Van het RVB kwamen aanvankelijk geen antwoorden op onze vragen, ze waren niet in control. Een stevige escalatie leek me noodzakelijk. Zo van: “het gaat ons niet gebeuren dat Frisian Flag schade oploopt door achterstallige keuringen”.  Uiteindelijk is in samenwerking tussen het RVB, VLB LW en een aannemer het hele keuringstraject in 6 weken gefikst. De druk van de ILT en het besef dat we alleen samen kunnen presteren heeft daarvoor gezorgd. Maar het vraagt tijd, energie en investeren in de ander om deze sense of urgency en samenwerking vast te houden.’

Er zijn rond dat proces stevige woorden gesproken. Baksteen zet zijn emoties soms weloverwogen in om de dingen ‘even op scherp te zetten’. Dankzij een sympathieke oogopslag en relativerende humor is zijn missie om met het RVB van ‘klantrelatie naar partnerschap’ te gaan wel degelijk geloofwaardig.

Wat speelt er op de achtergrond mee?

‘Je doet alles om operationeel te blijven. De capaciteit voor bedrijfsvoering decimeren om zoveel mogelijk handen aan het vliegtuig te houden. Wat dat betreft is het net als in de (gezondheid)zorg. Dat gaat goed, maar zet wel spanning op het opereren op de thuisbasis en tijdens uitzendingen. Er is weinig ondersteuning en veel te doen! Dan is er de veelgenoemde Can Do mentaliteit van militairen. Dat is een hele goede mentaliteit, maar die kan ook risico’s met zich meebrengen. Dan komt men in de verleiding om soms een bochtje af te snijden. Dat kan niet. Daar zijn we heel scherp op. We werken op VLB LW op basis van professionaliteit en vertrouwen, maar als het moet, kunnen we sancties aan overtreders van regelgeving opleggen. Tuchtrechtelijk en strafrechtelijk. Uiteindelijk moeten we in het belang van onszelf en de omgeving veilig werken.’

Dat raakt ook de werkrelatie met het RVB. Voor zowel de vliegbasis als het RVB is de ondersteunende en logistieke ondersteuning drastisch teruggesnoeid. De verslaggever meldt zich aan de hoofdpoort en wordt opgehaald door de secretaresse van de Commandant. Ze gaat voor in haar eigen auto.  ‘Vroeger, hoor mij nou, had je daar meer personeel en dienstplichtigen voor, die met onze eigen transportmiddelen zorgden voor het ophalen en begeleiden van bezoekers, leveranciers en aannemers. Later moest ondersteunend en administratief personeel dat doen en nu gaan operationele medewerkers soms zelf naar de poort om mensen op te halen en te begeleiden. Mits, alles goed gegaan is met het aanmelden. Er zijn ook wel bezoekers en aannemers weggestuurd. Daarvan hebben we nu gezegd: dat mag echt niet meer voorkomen.’

Speelt de fusie van de Rijksvastgoedbedrijven nog een rol?

Dat blijkt inderdaad. Niet alleen de bezuinigingen van de afgelopen tien jaar, ook de vergaande reorganisaties, centralisatie en sommige aspecten van de fusie, zijn Baksteen een doorn in het oog.

‘Ik zou het liefst werken met leveranciers en aannemers hier uit het noorden. Dat is goed voor het werk en de relatie met de omgeving die ook overlast van ons ondervindt. Het liefs zou ik zien dat lokale en regionale aannemers onderhoud en wettelijke keuringen uitvoeren op de vliegbasis.’

‘Ik vind het eigenlijk niet acceptabel dat er onderhoud aan installaties gedaan wordt door een bedrijf uit Zeeland. Nog een voorbeeld: in het lunchpakket dat net werd gebracht zitten verpakte broodjes uit een fabriek die ergens in het land staat. Ik breng dit liever onder bij de bakker in Stiens of Leeuwarden. Ik zeg niet dat het vroeger allemaal beter was maar de mannen van de Dienst Gebouwen, Werken en Terreinen (DGW&T) (de voorganger van de Defensie Vastgoed Dienst, red.) die hier helemaal bij hoorden, zitten nu bij het Rijksvastgoedbedrijf.’

Belangrijkste ergernis?

Wat de chef Staf nog wel eens stoort in de relatie met het RVB is de bureaucratische opstelling. ‘Ik adviseer het RVB te investeren in mensen, in elkaar: doe meer aan kennisdelen en geef medewerkers de ruimte om met partners in zee te gaan. Niet alleen de papieren op orde, maar aandacht voor de uitvoering. Geef ze vertrouwen en zet ze met een groter mandaat aan tafel! Wij trainen om klaar te zijn voor inzet in uitzendingen en gooien dan als het moet met bommen. Dat is een enorme verantwoordelijkheid en daar moeten ze zich deel van voelen.’

En hoe zit het met die ‘goede flow’?

‘Ik heb het gevoel dat we er nog niet zijn, maar wel dat we op de goede weg zitten. Ik spreek nu bijna wekelijks met het RVB en er is een periodiek (werk) overleg dat echt gaat over zaken op uitvoeringsniveau. We werken nu ook aan een integrale planning van onderhoud en keuringen. Een rolling plan met 4 kwartalen. Een systematiek waarin je elkaar meeneemt in de planning, weet wat er speelt en zo nodig op een transparante manier kunt escaleren. Zowel aan onze kant als die van het RVB.’

‘Zo moeten we het onderhoud en de keuringen in control krijgen. Dat is ook in het belang van het RVB dat zichzelf verplicht heeft tot 100% wettelijke keuringen in 2018. Nu is 100% keuren één ding, 100% goedkeuren nog iets anders. Wij van onze kant moeten onder meer zorgen voor een goede toegang en begeleiding voor leveranciers en aannemers. Daarnaast moet het RVB echt deel gaan uitmaken van Team Leeuwarden. En dat met de passie en het elan van partnerschap.’

Want de grote opgave is straks het onderbrengen van de F-35?

‘Ja, de F-35 (de opvolger van de F-16, ook bekend als JSF, red.) moet eind 2019 vanaf Leeuwarden gaan vliegen. Daarvoor wordt veel aangepast aan de infrastructuur van de basis. Nieuwbouw, aanpassingen en tijdelijke (overbrugging) oplossingen. Een prachtige uitdaging die we alleen kunnen aangaan in partnerschap met het RVB. Daarbij kijken we kritisch naar elkaar, moeten we leren transparant te zijn, en moet je er samen ook lol in hebben. Dat straalt uit naar je mensen, je partners, je leveranciers. Uiteindelijk draait het allemaal om mensen.’

Parel

Dit artikel hoort bij: Kei 5: Beheer en onderhoud

Rijksvastgoedportaal: vastgoedinformatie voor klanten

Rijksvastgoedportaal in ontwikkeling

Tekst Shirley Copijn
Foto Bas Kijzers

Het belooft veel moois: het rijksvastgoedportaal. Een nieuw digitaal systeem van het Rijksvastgoedbedrijf waarin je - naar verwachting - vanaf 2019 vastgoedinformatie over diverse gebouwen en terreinen in eigendom en beheer bij het Rijksvastgoedbedrijf kunt opvragen. Bedoeld voor klanten, maar ook voor de medewerkers van het Rijksvastgoedbedrijf. Het systeem is nog in een prille fase van ontwikkeling, maar Peter van Dord (adviseur portefeuillemanagement en producteigenaar) en Peter Gerritsen (hoofd vastgoedinformatie en opdrachtgever) kunnen alvast vertellen over het doel ervan.

Bronnen

Het Rijksvastgoedbedrijf heeft al aardig wat bronnen ‘versleten’, waarin medewerkers en rijksklanten konden speuren naar informatie over vastgoed die de dienst beheert. Zo was er ooit de Gebouwencatalogus voor de rijksportefeuille. Die is opgeheven, omdat hij inhoudelijk en technisch niet meer up to date was. Het systeem van het ministerie van Defensie, “VIPS”, bevat wel actuele informatie, maar voldoet ook niet meer aan de digitale normen van deze tijd. Beide zijn wel een inspiratiebron voor het maken van het nieuwe rijksvastgoedportaal.

Driedimensionaal

‘Stel een rijksambtenaar wil meer weten over de status van het vastgoed op de Frederikkazerne in Den Haag? Dan kan hij dat straks in het rijksvastgoedportaal vinden: hoofdgebruiker, bouwjaar, oppervlakte, plattegronden en namen van het complex en de verschillende bouwwerken, de status en fase (in gebruik, renovatie, verkoop) en de adresgegevens. De weergave van het bouwwerk kan zelfs driedimensionaal. Daardoor kun je vanuit verschillende niveaus navigeren en per bouwlaag verder inzoomen op meer detailinformatie’, zegt Peter van Dord.

Eenvoudiger plannen maken

Peter Gerritsen hoorde al enthousiaste reacties op het rijksvastgoedportaal. ‘De meeste departementen willen bijvoorbeeld weten hoeveel m2 zij in gebruik hebben en of er nog meer vierkante meters bij kunnen als er meer personeel bijkomt. Het nieuwe systeem maakt het straks mogelijk dat klanten minder afhankelijk zijn van ons. Zo kunnen ze  gemakkelijk en snel zelf de vastgoedinformatie raadplegen. Dat maakt plannen maken een stuk eenvoudiger.’

Koppelen aan systemen

Het idee is om het rijksvastgoedportaal in de toekomst uit te breiden en te koppelen aan andere registratiesystemen, zoals het documentenbeheersysteem, de bedrijfsadministratie en het onderhoudsbeheersysteem van het Rijksvastgoedbedrijf. Heel praktisch. Van Dord: ‘Het zou mooi zijn als wij daarin slagen en rijksklanten bijvoorbeeld kunnen zien wanneer er onderhoud en keuringen zijn in het gebouw. Welke contracten met hen zijn afgesloten. Of wanneer er bouwprojecten zijn. Het is nog best een uitdaging om dit zo toe te passen, dat zoeken van data voor de klant gebruiksvriendelijk blijft. Maar ook regelen wat klanten wel en niet van elkaar mogen zien en welk deel van de informatie voor de burger ontsloten mag worden.’

Begin 2019

Achter de schermen wordt nu druk gewerkt aan de basis van het rijksvastgoedportaal dat naar verwachting begin 2019 gereed is. Tussentijds wordt het systeem in verschillende ontwikkelfasen geëvalueerd met verschillende gebruikersgroepen en aan de klantbehoefte aangepast.

Omgeving

Dit artikel hoort bij: Kei 5: Beheer en onderhoud

‘Mijn radar staat altijd aan’

De radar in Nieuw Milligen

Tekst Anka van Voorthuijsen
Foto De radar in Nieuw Milligen. Beeld: Hans Tak

Bart van Veldhuijsen is omgevingsmanager bij de directie Vastgoedbeheer. Wat hij doet? ‘Kopjes koffie drinken, praten met de klant, netwerken met gemeente en provincie, de lokale media bijhouden, zorgen dat je weet wat er speelt. Mijn radar staat altijd aan.’ Speciale competenties nodig? ‘Je moet in deze functie een toegankelijk persoon zijn, zodat mensen je ook wíllen bellen.’

Hij omschrijft zijn werk zelf als ‘behartiger van de ruimtelijke belangen van het vastgoed dat in beheer is bij het RVB.’ Van Veldhuijsen houdt in de gaten of er ergens ontwikkelingen op stapel staan die invloed kunnen hebben op het operationeel proces van Defensie en het Rijksvastgoedbedrijf. ‘We hebben als team vertrouwen in ons netwerk. We proberen pro-actief en in een vroeg stadium bij planvorming aan te schuiven, om de belangen veilig te stellen. Maar we checken, als vangnet, op ruimtelijkeplannen.nl, ook élk bestemmingsplan dat verschijnt, dat zijn er zo’n 20.000 per jaar.’

Tiphoogte

Heeft een bestemmingsplan betrekking op een gebied dicht in de buurt van een rijks/defensie-object, dan staat de omgevingsmanager direct op scherp. ‘Stel iemand wil een kantoor bouwen in de buurt van een munitie-opslag. Of windturbines met een tiphoogte van 200 meter in een aanvliegroute van Defensie: dan gaan we praten, eventueel een zienswijze indienen of indien nodig bezwaar maken.’

‘In principe zijn belangrijke zoneringen rondom bijvoorbeeld militaire vliegvelden natuurlijk bekend bij een gemeente ‘maar er glipt weleens iets doorheen, dus we moeten alles controleren. Defensieterreinen zijn natuurlijk aantrekkelijk want er wonen niet veel mensen. Maar met een hoge windturbine bij een vliegveld hebben we een serieus probleem, dan kan er niet gevlogen worden.’

Radar Herwijnen

Op dit moment is er enige onrust rondom het voornemen om een ‘gevechtsleidingradar’ te plaatsen in Herwijnen. Een betonnen pilaar van 25 meter hoog met een draaiende schotel (doorsnede 10 meter) er boven op. Met die radar kan Defensie toestellen detecteren die het luchtruim binnen vliegen, ook als ze niet gezien willen worden. En via die radar kunnen daar dan, indien nodig, F16-s op af worden gestuurd. Een belangrijke verdedigingsfunctie, ook in het kader van de nationale veiligheid. Herwijnen is als locatie voor die voorziening beter geschikt dan Nieuw Milligen (regio Apeldoorn), waar een soortgelijke radar nu nog staat.

‘Het gebied rond Herwijnen is vlakker en er zijn nauwelijks obstakels zoals bijvoorbeeld hoogbouw in de directe omgeving.’ Op deze plek stonden bovendien al jarenlang twee radartorens van de Luchtverkeersleiding Nederland. De LVNL had de torens niet meer nodig en bood de locatie in 2015 te koop aan. Van Veldhuijsen: ‘Wij zijn met de gemeente gaan praten want het is een prima locatie voor Defensie. Het bestemmingsplan moest “even” worden gewijzigd. De gemeente zag geen problemen, ook omdat er al jaren twee radartorens hadden gestaan. Dus hebben we de grond gekocht.’

Al snel bleek dat de plaatsing allerminst een ‘appeltje-eitje-procedure’ zou worden, zoals wel was verwacht. Omwonenden bleken verontrust: in hoeverre was de straling van de radartoren schadelijk voor hun gezondheid? Er waren de laatste jaren volgens sommigen opvallend veel inwoners met spierziekten: misschien kwam dat toch door de straling? Er werden vragen gesteld in de gemeenteraad, de lokale media roerden zich, het begon ‘te rommelen’, omschrijft Van Veldhuijsen. ‘Aan de ene kant baal ik dan, want je wilt het proces het liefst zo smooth mogelijk laten verlopen voor je opdrachtgever, Defensie. Aan de andere kant maakt die onrust er een superleuk project van. Want ik moet laten onderzoeken of de zorgen terecht zijn en als dat niet zo is, regelen dat die zorgen weg genomen worden: dus ik schakel stralingsdeskundigen in, laat een omgevingsonderzoek doen, betrek de GGD en TNO erbij en organiseer een inloopavond voor bewoners met alle deskundigen erbij. Er waren veel vragen en we hebben, denk ik, de meeste zorgen weg kunnen nemen.’

Hij snapt de onrust goed en neemt die altijd serieus, zegt Van Veldhuijsen. ‘Mensen lezen veel op internet en zijn bang voor hun gezondheid, soms ook voor hun bedrijfsvoering. Is die straling van invloed op de kwaliteit van de melk? Zijn stalen staldeuren verboden omdat die de werking van de radar verstoren?’ Van Veldhuijsen: ‘Het is wetenschappelijk aangetoond dat de straling voldoet aan internationaal geldende normen. Ik denk dat de meeste mensen nu gerustgesteld zijn. We organiseren nog een bijeenkomst om de antwoorden toe te lichten.’

Nare boodschap

Soms leiden protesten tot gerechtelijke procedures. In het verleden had hij met krakers te maken die illegaal een deel van een kazerne bewoonden, die Defensie zelf weer nodig had. Dan komt de landsadvocaat erbij. ‘Maar op het terrein woonden ook, helemaal legaal, huurders. Gezinnen die er soms al 30 jaar woonden en die je dan moet vertellen dat ze moeten verhuizen.’ Dat is een nare boodschap om te brengen ‘maar ik probeer vervolgens te zorgen dat iedereen goed terecht komt. Betrek er een woonconsulent bij, er waren verhuisvergoedingen beschikbaar; dat zijn lastige en langdurige projecten en je kan nooit iedereen tevreden stellen, maar dat is wel onze inzet.’

Heimatstil

De best mogelijke oplossing voor alle partijen, daar streeft hij naar. ‘Een paar jaar geleden was er een aanvraag om alle vliegvelden in ‘Heimatstil’,  die door de Duitsers zijn aangelegd, als rijksmonument aan te wijzen. Op die vliegvelden staan hangars die bijvoorbeeld gecamoufleerd zijn als boerderij, met geschilderde ramen en nepkoeien erbij. Interessant, en de media doken er bovenop. Maar als dat allemaal rijksmonumenten zouden worden, dan kon Defensie er niets meer mee, dus dat moest ik zien te voorkomen, want dat was niet in ons belang.’ Het werd steeds duidelijker dat de sympathie voor aanwijzing van de vliegvelden als rijksmonument, ook politiek, erg groot was.

Deelen rijksmonument

Van Veldhuijsen: ‘Als iets onhaalbaar is, dan moet je het beste er van maken. We hebben toen voorgesteld om niet alle vliegvelden, maar alleen het grootste en best bewaarde vliegveld, Deelen, aan te wijzen als rijksmonument. Dat zorgde voor een omkering: Defensie bezit nu het in oppervlakte grootste rijksmonument van Nederland, zorgt daar goed voor en verzorgt, daar waar mogelijk, rondleidingen. Het operationele belang van Defensie heeft uiteindelijk niet de doorslag gegeven, maar door goed voor het vliegveld te zorgen, het open te stellen en er rondleidingen te organiseren, creëer je wel draagvlak voor de organisatie.’

Column

Dit artikel hoort bij: Kei 5: Beheer en onderhoud

Materialenpaspoort

Marc Verhage

Tekst Marc Verhage

In de klassieke bouwkolom maakt een opdrachtgever of ontwikkelaar een plan voor een te bouwen object. Adviseurs zoals architecten, bestekdeskundigen, kostencalculatoren enzovoorts vertalen de wensen van de opdrachtgever naar tekeningen en bestekken. Daarna bepalen de uitvoerende partijen hoe zij dit ‘bouwprogramma’ invullen met door hen geselecteerde producten en vervolgens bouwen ze het object. Met een beetje geluk wordt het bestek aangepast aan de gerealiseerde situatie, maar nog vaker wordt het weg gegooid en verdwijnt essentiële informatie over het nieuwe object in de prullenbak. Voor exploitatie, beheer en onderhoud, renovatie en restauratie en sloop moet je het dan doen met halve informatie of moet je zelf alles opnieuw onderzoeken. Bij de sloop worden nu nog steeds bijna alle materialen weggegooid of vernietigd. Sporadisch krijgen oude nog mooie materialen een nieuwe bestemming, maar meestal gaat alles weg.

Zonde. Want met BIM (wat dan zoveel betekent als Bouwwerk Informatie Management) is alle informatie die na de oplevering relevant kan zijn gewoon beschikbaar. Als bij BIMmen ook nog wordt nagedacht over wélke informatie relevant is in de gehele levenscyclus van een bouwwerk én daarna (!) kan je daar bij aanvang van die cyclus al rekening mee houden. Dus in plaats van een statisch document als een bestek, dat al verouderd is bij start van de realisatiefase, kun je beter een dossier aanleggen met: een vraagspecificatie, een functionele beschrijving, een prestatiecontract en dan door de opdrachtnemer: het uiteindelijke resultaat. Het is een kwestie van de juiste partijen op het juiste moment de juiste informatie aan het dossier laten toevoegen. Dan kan iedereen die informatie uit het dossier halen die nodig is om te exploiteren, te beheren en onderhouden, te renoveren en te restaureren en te slopen.  Het Rijksvastgoedbedrijf is daar momenteel goed over aan het nadenken en gaat eisen stellen aan de door de opdrachtnemer op te leveren informatie.

Maar we moeten nog een stapje verder: volgens wet- en regelgeving worden kaders gesteld aan de informatie die beschikbaar moet zijn (bijvoorbeeld WKB) en hoe deze vormgegeven is (bijvoorbeeld CPR) en waaraan gebruikte producten en materialen moeten voldoen (bijvoorbeeld NEN). Als dat netjes gebeurt, is het gebouwdossier straks ook gevuld met materialenpaspoorten, waardoor klip en klaar is welke materialen in een gebouw zitten, aan welke eisen deze voldoen, waar ze voor gebruikt kunnen worden en ook hoe ze hergebruikt kunnen worden. Daarmee zijn we klaar voor het bouwen van de toekomst: circulair bouwen. De techniek en benodigde standaarden zijn beschikbaar. Het is nu een kwestie van de juiste afspraken maken en daarmee een afsprakenstelsel optuigen waarin wordt vastgelegd hoe we dit met elkaar doen.

Het Rijksvastgoedbedrijf beschikt over de positie om dit in Nederland te bewerkstelligen. Als het RVB  gebruik maakt van de ervaringen en eerste resultaten uit de markt, kan wellicht voorkomen worden dat er chaos ontstaat in gebruikte formats, afspraken en tools. Ik roep alle partijen op om de handen ineen te slaan onder leiding van het RVB en gebruik te maken van hetgeen er reeds is om tot het genoemde afspraken stelsel te komen. Wij staan te popelen!

Marc Verhage is (tot juli) directeur van STABU. STABU is in 1976 opgericht om een standaard besteksystematiek op te zetten en daarmee de chaos in bestekkenland op te lossen. Inmiddels heeft STABU een database die geschikt is als basis voor het gebouwdossier en materialenpaspoort. Het Rijksvastgoedbedrijf is lid van het bestuur van STABU. Verhage vertrekt per 1 juli naar The BIM Engineers, een jong bedrijf actief in bouw en BIM. Foto: Keesman Dogger

Toen en nu

Dit artikel hoort bij: Kei 5: Beheer en onderhoud

‘U heeft een lekkage op de vierde?’

Ronald Bruining

Tekst Helene de Bruin
Foto Coöordinator Ronald Bruining van de Storingstelefoon in Groningen. Beeld: John van Helvert

‘Met de Storingstelefoon, goedemiddag’. Bij het ontstaan van het Rijksvastgoedbedrijf in 2014 werd ‘ongestoord gebruiksgemak’ een vanzelfsprekende missie van de organisatie. Alle storingen bij rijksvastgoed worden nu opgelost vanuit één punt. (Voor het vastgoed van Defensie zijn er afzonderlijke storingsdiensten.) Een blik in het verleden van de Storingstelefoon en een kijkje achter de schermen met coördinator Ronald Bruining.

Elk districtskantoor van de voormalige Rijksgebouwendienst, voorloper van het Rijksvastgoedbedrijf, had tot de jaren ’80 van de vorige eeuw een aantal rayonmanagers die de panden in een rayon beheerden, er onderhoud aan pleegden en storingen verhielpen. Dat gebeurde veelal door eigen mensen. Coördinator Ronald Bruining werkt sinds 2008 bij de Storingstelefoon en weet alles van de ontstaansgeschiedenis en stormachtige ontwikkeling.

Voorloper Rijksgebouwendienst had vroeger zelf schilders, glaszetters, monteurs en technische mensen in dienst; vakmensen die vaak meerdere disciplines beheersten. Door de groei van de portefeuille en de stijgende kosten voor al die eigen mensen werd in de crisisjaren ’80 van de vorige eeuw besloten om het aantal districtskantoren terug te brengen. Later werden de kantoren van Assen, Leeuwarden en Groningen samengevoegd tot één regiokantoor: Groningen. In de jaren ’90 waren er behalve in Groningen regiokantoren in Arnhem, Eindhoven, Haarlem, Schiedam en Den Haag. Die twee laatste fuseerden in het begin van deze eeuw tot het kantoor in de residentie.

De markt levert

‘We verhielpen dus decennialang de meeste storingen zelf. Maar door de toenemende complexiteit van bijvoorbeeld gebouwinstallaties, klimaatbeheer en intern transport door liften schakelden we ook steeds meer partijen van buiten in om storingen te verhelpen. In de praktijk betekende dit dat elk regiokantoor eigen contracten onder eigen voorwaarden sloot. Dat was inefficiënt en leidde bovendien tot vragen bij bijvoorbeeld een gebruiker die in Eindhoven anders werd geholpen dan in Den Haag. Daarnaast, weet coördinator Storingstelefoon Ronald Bruining, won de gedachte: “de markt levert” steeds meer terrein. Ook werd de behoefte aan uniforme dienstverlening en eenduidige contracten met leveranciers niet alleen bij de gebruikers, maar ook bij de eigen dienst steeds groter. Dit leidde in 2008 tot een centraal geleide storingsdienst waar het contractonderhoud gescheiden werd van het aannemen van de storingen. ‘Vanaf dat moment spreken we van Storingstelefoon. Want dat is wat we nu met zeven medewerkers dag en nacht doen: bellers te woord staan, een storing goed uitvragen en een van de vele honderden aannemers, installateurs, liftmonteurs en specialisten op pad sturen met een gedetailleerde opdrachtomschrijving.’

Steeds meer bellers

In 2014 lijkt het erop dat door de fusie van Rijksgebouwendienst, de Defensie Vastgoed Dienst en het Rijksvastgoed- en ontwikkelingsbedrijf tot het Rijksvastgoedbedrijf het aantal bellers flink zal toenemen. Dat is echter niet meteen het geval, omdat het ministerie van Defensie eraan hecht de storingen - gezien de aard van de militaire objecten - op te lossen met eigen regionale storingsdiensten. Of daar op korte termijn verandering in komt, is niet duidelijk.

Als de Storingstelefoon in 2017 de storingsafhandeling van het Rijksvastgoed- en ontwikkelingsbedrijf (RVOB) overneemt, loopt het aantal bellers volgens Bruining wel op. ‘Het vastgoed van deze voormalige “Dienst der Domeinen” is bijzonder en dat betekent dat ook de bellers niet alledaags zijn. Na de fusie verhelpen we nu ook storingen aan bijvoorbeeld dienstwoningen van voormalig gevangenissen, aan pachtboerderijen of andere onbeheerde panden.’

Het groeiende aantal bellers na 2015 is het gevolg van de extra functie die de Storingstelefoon er halverwege dat jaar bij krijgt. Bruining: ‘Het Rijksvastgoedbedrijf heeft behoefte aan meer informatie over de veiligheid en onveiligheid in en om onze gebouwen. Behalve Storingstelefoon zijn we daarom nu ook Meldpunt Veiligheid. Niet zo vreemd, want onveiligheid en storingen aan gebouwen hangen vaak samen. Als een brandmeldcentrale niet meer functioneert, komt dat binnen via de Storingstelefoon. Omdat wij die informatie nu binnenkrijgen, is het mogelijk om de veiligheid van RVB-projecten te vergroten en soms erger te voorkomen.’

Urgent of zeer urgent

De uitbreiding van het takenpakket en toevoeging van nieuwe vaak bijzondere objecten zorgt ervoor dat dit een dynamische, complexe en interessante functie is, meent Bruining. ‘Als medewerker neem je de storing aan en onderzoek je of het om een urgente of zeer urgente storing gaat. Als er geen warm water in een gevangenis is, moet dat direct worden opgelost, terwijl datzelfde probleem in een kantoor wel tot de volgende dag kan wachten. Maar je moet ook kunnen beoordelen of wíj de oplossing wel in gang moeten zetten. Wij verhelpen bouwkundige storingen, defecten aan elektra- en klimaatinstallaties, liftstoringen en problemen met omtrekbeveiliging rond gevangenissen, koninklijke woningen en paleizen. Maar een defecte snoepautomaat? Die valt niet onder ons. Wij huren ook nog gebouwen van de markt; storingen daaraan zijn voor rekening van de eigenaar. Je moet dus goed doorvragen en de weg weten in de enorm lange “demarcatielijst” met meer dan duizenden voorbeelden van storingen die wij moeten (laten) oplossen.

Voordat je zelfstandig bij de Storingstelefoon kan werken, moet je minimaal een half jaar ingewerkt zijn. En voordat je helemaal zelfstandig de nachtdienst in kan, moet je twee jaar werkervaring achter de rug hebben. Geen dag – of nacht – is bij de Storingstelefoon en bij het Meldpunt Veiligheid hetzelfde.’

Dit artikel hoort bij: Kei 5: Beheer en onderhoud

Colofon

Kei, 5: Beheer en onderhoud Jaargang 2018

Magazine van het Rijksvastgoedbedrijf

Publicatiedatum
dinsdag 29 mei 2018
Productie
Erika Labordus, Shirley Copijn, Bas van Horn, Helene de Bruin en Anka van Voorthuijsen. Kei is een thematisch magazine. Het komt tot stand onder redactie van het Rijksvastgoedbedrijf en verschijnt twee keer per jaar. Hebt u vragen, suggesties of ideeën, mail onze redactie.
Eindredactie
Marianne Schijf
E-mail
postbus.rvb.redactie@rijksoverheid.nl
Internet
https://magazines.rijksvastgoedbedrijf.nl/
Copyright
CC0 1.0 Universal