Tekst Shirley Copijn
Foto Bas Kijzers

Het belooft veel moois: het rijksvastgoedportaal. Een nieuw digitaal systeem van het Rijksvastgoedbedrijf waarin je - naar verwachting - vanaf 2019 vastgoedinformatie over diverse gebouwen en terreinen in eigendom en beheer bij het Rijksvastgoedbedrijf kunt opvragen. Bedoeld voor klanten, maar ook voor de medewerkers van het Rijksvastgoedbedrijf. Het systeem is nog in een prille fase van ontwikkeling, maar Peter van Dord (adviseur portefeuillemanagement en producteigenaar) en Peter Gerritsen (hoofd vastgoedinformatie en opdrachtgever) kunnen alvast vertellen over het doel ervan.

Bronnen

Het Rijksvastgoedbedrijf heeft al aardig wat bronnen ‘versleten’, waarin medewerkers en rijksklanten konden speuren naar informatie over vastgoed die de dienst beheert. Zo was er ooit de Gebouwencatalogus voor de rijksportefeuille. Die is opgeheven, omdat hij inhoudelijk en technisch niet meer up to date was. Het systeem van het ministerie van Defensie, “VIPS”, bevat wel actuele informatie, maar voldoet ook niet meer aan de digitale normen van deze tijd. Beide zijn wel een inspiratiebron voor het maken van het nieuwe rijksvastgoedportaal.

beeldscherm rijksvastgoedportaal
Rijksvastgoedportaal in de maak, beeldscherm met driedimensionaal gebouw

Driedimensionaal

‘Stel een rijksambtenaar wil meer weten over de status van het vastgoed op de Frederikkazerne in Den Haag? Dan kan hij dat straks in het rijksvastgoedportaal vinden: hoofdgebruiker, bouwjaar, oppervlakte, plattegronden en namen van het complex en de verschillende bouwwerken, de status en fase (in gebruik, renovatie, verkoop) en de adresgegevens. De weergave van het bouwwerk kan zelfs driedimensionaal. Daardoor kun je vanuit verschillende niveaus navigeren en per bouwlaag verder inzoomen op meer detailinformatie’, zegt Peter van Dord.

Peter van Dord en Peter Gerritsen
Peter Gerritsen (links) en Peter van Dord werken aan het protaal met vastgoedinformatie. ‘Vanuit verschillende niveaus navigeren en per bouwlaag verder inzoomen op detailinformatie’. Bas Kijzers

Eenvoudiger plannen maken

Peter Gerritsen hoorde al enthousiaste reacties op het rijksvastgoedportaal. ‘De meeste departementen willen bijvoorbeeld weten hoeveel m2 zij in gebruik hebben en of er nog meer vierkante meters bij kunnen als er meer personeel bijkomt. Het nieuwe systeem maakt het straks mogelijk dat klanten minder afhankelijk zijn van ons. Zo kunnen ze  gemakkelijk en snel zelf de vastgoedinformatie raadplegen. Dat maakt plannen maken een stuk eenvoudiger.’

Koppelen aan systemen

Het idee is om het rijksvastgoedportaal in de toekomst uit te breiden en te koppelen aan andere registratiesystemen, zoals het documentenbeheersysteem, de bedrijfsadministratie en het onderhoudsbeheersysteem van het Rijksvastgoedbedrijf. Heel praktisch. Van Dord: ‘Het zou mooi zijn als wij daarin slagen en rijksklanten bijvoorbeeld kunnen zien wanneer er onderhoud en keuringen zijn in het gebouw. Welke contracten met hen zijn afgesloten. Of wanneer er bouwprojecten zijn. Het is nog best een uitdaging om dit zo toe te passen, dat zoeken van data voor de klant gebruiksvriendelijk blijft. Maar ook regelen wat klanten wel en niet van elkaar mogen zien en welk deel van de informatie voor de burger ontsloten mag worden.’

Begin 2019

Achter de schermen wordt nu druk gewerkt aan de basis van het rijksvastgoedportaal dat naar verwachting begin 2019 gereed is. Tussentijds wordt het systeem in verschillende ontwikkelfasen geëvalueerd met verschillende gebruikersgroepen en aan de klantbehoefte aangepast.

Kaartmateriaal vastgoedcomplexen (Nieuwe Haven, Den Helder)
Wat haal je nog meer uit het rijksvastgoedportaal? Op de afbeelding: kaartmateriaal vastgoedcomplex Nieuwe Haven, Den Helder
Rijksvastgoedportaal: vastgoedinformatie voor klanten
Wat haal je nog meer uit het rijksvastgoedportaal? Op de afbeelding: plattegrond belastingkantoor Doetinchem.