Magazine van het Rijksvastgoedbedrijf | Kei 4: Hoe wij zitten 2017

Magazine van het Rijksvastgoedbedrijf | Kei 4: Hoe wij zitten 2017

Deze printvriendelijke versie bevat niet de volledige inhoud van het online magazine, maar alleen de teksten en een beperkte selectie foto´s. Het hele online magazine met alle foto´s, video´s en multimedia kan worden bekeken op:
https://magazines.rijksvastgoedbedrijf.nl/kei/2017/04/index

Nog een tip voor het geval u het magazine wil printen: Heeft u een Windows-computer en bekijkt u het magazine met het programma Chrome? Dan adviseren we u voor het afdrukken alleen gebruik te maken van het zogenoemde dialoogvenster (Ctrl+P).

Dit artikel hoort bij: Kei 4: Hoe wij zitten

Het mag wel wat persoonlijker

Tekst Anka van Voorthuijsen
Foto Allard Jolles, waarnemend directeur Portefeuillestrategie en Portefeuillemanagement. Beeld: Arenda Oomen

'Wat zijn de ervaringen tot nu toe? Leidt de theorie ook tot betere werkomgevingen? Kunnen wij als overheid onze gebouwen beter verbinden met de stad?' Dat zijn de vragen waarover waarnemend directeur bij het Rijksvastgoedbedrijf Allard Jolles met zijn directie Portefeuillestrategie en Portefeuillemanagement nadenkt.

Als hij een metafoor zoekt voor het ideale rijkskantoor, noemt Allard Jolles (opgeleid als architectuurhistoricus) ‘een straat in een 19e -eeuwse wijk’. ‘Allemaal verschillende voordeuren, ornamenten en details. En toch kan het een hele strakke straat zijn, want die ornamentjes kwamen allemaal gewoon uit een mal.’ Op gebouwniveau betekent het voor hem dat directies of ministeries prima dezelfde basis kunnen hebben, maar dat enige variatie en het meer ruimte geven voor de eigen identiteit, meer kwaliteit oplevert. ‘Mensen voelen zich prettiger in zo’n 19e-eeuwse wijk dan bij de vroegere Bijlmer, waarbij ze langs een gevel lopen die over 250 meter hetzelfde is.’

Eenvormig

Het modernistische gedachtegoed waarop De Bijlmer was gebaseerd, had in de kantoorhuisvesting van de overheid wat teveel de overhand gekregen, vindt Jolles. ‘Standaardisatie gaat over voorzieningen. Het betekent dat je ruimtes flexibel kunt gebruiken en dat je een gebouw met meerdere gebruikers kunt delen. Je moet het niet verwarren met neutraliteit en alles overal hetzelfde.’ Hij constateert: ‘We besparen veel door onze vierkante meters efficiënter te gebruiken: bijna 140 miljoen jaarlijks per 2020. We zijn superefficiënt doordat ministeries samenwonen en we anders omgaan met werkplekken. We hebben gezonde en duurzame gebouwen. Maar we gaan nog beter kijken naar het menselijk gedrag. Werkt het zoals we jaren geleden hebben bedacht? Wat zijn de ervaringen tot nu toe en leidt die bedachte theorie ook echt tot betere werkomgevingen, waar mensen hun werk beter kunnen doen? Dat doen we samen met onze kadersteller, het directoraat-generaal Overheidsorganisatie (DGOO) dat elk jaar een aantal cases evalueert.’

Sausje

Het overkomt hem zelf weleens, dat hij aan Korte Voorhout 7 in Den Haag uit de lift loopt en het even duurt voor hij zich realiseert dat hij op de verkeerde verdieping is uitgestapt. ‘Het is allemaal zó ontzettend hetzelfde: de vloerbedekking, het glas, de betonpalen.’ Theoretisch kan alles kloppen: de ICT, het restaurant, de diversiteit aan werkplekken en toch, zegt Jolles: ‘Mensen moeten zich op hun gemak voelen. Het gevoel van: hier hoor ik, daar kunnen we met onze gebouwen meer aan bijdragen dan we nu doen.’ Het doet wat met gebruikers van een rijkskantoor, als ze de ruimte krijgen om hun werkomgeving een eigen sausje te geven, te customizen. ‘Dan heb ik het niet over grote verbouwingen, maar over kleine maatregelen, waardoor een gang of verdieping zich onderscheidt van andere. Misschien zie je daardoor beter wat voor werk er wordt gedaan, al moet dat laatste natuurlijk niet ten koste gaan van de flexibiliteit. Een volgende gebruiker moet zich er ook weer op z’n plek voelen zonder dat daar een grote verbouwing voor nodig is. We moeten kijken hoe we dat er weer in terug kunnen brengen. Want als je werkplek goed voelt, heeft dat effect op hoe jij je voelt en dat draagt bij aan de kwaliteit van je werk. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat als je aan de randen van je blikveld af en toe iets anders ziet; planten, een andere kleur, ander materiaal, dat je daardoor gestimuleerd blijft.’

Footloose

Bij de Fysieke Werkomgeving Rijk (FWR) gaat het weliswaar om standaardisatie (om kosten te drukken), maar die standaardisatie werkt het best als er wat te kiezen valt. Een werkplekmix kan worden aangepast als een organisatieonderdeel een specifiek ‘activiteitenprofiel’ heeft. Variatie is ook van belang om zo goed mogelijk aan te sluiten op het menselijk gedrag. Jolles: ‘De RVB-populatie alleen al bestaat uit zo’n 2000 man. Ik ben op kantoor footloose en heb genoeg aan m’n mobieltje en m’n iPad. Maar dat geldt natuurlijk niet voor een tekenaar: die zit liever op een vaste plek achter z’n CAD-station. Weer een ander wil op een zaal zitten met tien andere mensen die hetzelfde werk doen om af en toe te sparren. Het gaat erom dat de werkomgeving die het best past bij de dingen die je moet doen, beschikbaar is.’

Coffeecompany

Organisaties veranderen snel en de nieuwe medewerkers van nu werken anders dan we vijf jaar geleden deden, stelt Jolles vast ‘dus we moeten continu peilen waar mensen behoefte aan hebben, of een gebouw nog naar tevredenheid functioneert, of de logistiek en de routing wel goed aansluiten op het gedrag van mensen. Wie loopt waar, wanneer, waarom en wat betekent dat voor een gebouw, voor de werkplekken, voor rust en drukte: dat onderzoeken we, samen met de facilitaire diensten van het Rijk en met DGOO.’ De FWR-mix laat zien dat er minder ‘kamertjes’ nodig zijn dan vroeger: ‘Steeds meer mensen kiezen voor een thuiswerkdag als ze geconcentreerd moeten werken.’ Maar zelfs dat is geen eenduidig begrip, merkte hij toen hij het er onlangs met een trainee over had. ‘Voor mij als 50-plusser betekent het thuis de hele dag in m’n eentje achter mijn pc. Voor die 25-jarige collega was het met vriendinnen naar de CoffeeCompany en daar inloggen bij de snelle Wifi. Ze kan daar net zo productief zijn als ik thuis.’

Leeg op vrijdag

Het kantoor is voor veel mensen de plek voor ontmoetingen, afspraken, samen werken, voor dynamiek. Maar, zegt Jolles: die kantoren staan op woensdag en vrijdag wél behoorlijk leeg. Hij beschouwt het als een taak van de directie Portefeuillestrategie & Portefeuillemanagement om daar over na te denken, toekomstvisies te schetsen. ‘Stel je voor dat alle ambtenaren die op een vrijdag in Den Haag moeten zijn, genoeg hebben aan twee of drie rijkskantoren. Dan kan er eentje dicht. Of we het willen is wat anders, maar het zou misschien wel duurzaam en efficiënt zijn.’

Doodse zones

Ook een optie die wat hem betreft serieus onderzoek waard is: ‘Onze gebouwen staan altijd op plekken die goed bereikbaar zijn. Dan heb je als overheid misschien wel de plicht om ze op een sociale en maatschappelijke manier te verbinden met de stad.’ Geen hekken, pasjes of in het weekend doodse zones, vanwege de gesloten rijksgebouwen. ‘Wij zouden voor een aantrekkelijke plint moeten zorgen. Kan de begane grond van onze gebouwen als een zogeheten third place functioneren? Een plek waar ook anderen, naast kantoor en thuis, kunnen werken, waar je mensen kunt ontmoeten, koffie kunt drinken?’

Stad binnenhalen

Hij loopt misschien wat ver voor de troepen uit, realiseert hij zich ‘maar wij kunnen met onze gebouwen iets toevoegen aan de stad. Als wij als overheid roepen: contact met de burger, participatie, transparantie, dan kun je als overheid ook de stad binnenhalen door openbare functies toe te voegen. Een restaurant, een winkel, misschien een stomerij: voorzieningen voor je eigen mensen, maar ook voor een stad. Dan geef je als overheid toch een mooi visitekaartje af?’

  • Bekijk hieronder de video waarbij Emmely de Kruijff, expert duurzaamheid door Rijnstraat 8 loopt en vertelt over duurzaamheid
In het voetspoor...

Dit artikel hoort bij: Kei 4: Hoe wij zitten

Op zoek naar de ideale werkplek

Thomas van Dijk aan de telefoon voor het raam van Rijnstraat 8

Tekst Isabel van Lent
Foto Thomas van Dijk in Rijnstraat 8 in Den Haag. Beeld: Arenda Oomen

De omgeving waarin we werken is van grote invloed op onze productiviteit, gezondheid en werkplezier. Hoe moet de werkplek van een rijksambtenaar eruitzien? Een dag lang volgen we Thomas van Dijk die zich in dat onderwerp heeft gespecialiseerd.

Van Dijk is senior vastgoedadviseur bij de afdeling Strategie van het Rijksvastgoedbedrijf. Hij houdt zich bezig met de vraag waar een rijkskantoor aan moet voldoen en met de huisvesting van rijksambtenaren in de volle breedte: van bureau tot parkeerplaats. Daarbij kijkt hij naar de mogelijkheden van bestaande gebouwen en ontwikkelingen op het gebied van techniek, nieuwe werkplekconcepten, veranderende manieren om je werk te doen en de eisen die rijksorganisaties en marktpartijen aan hun mensen stellen. ‘Medewerkers worden tegenwoordig eerder afgerekend op resultaten dan op aanwezigheid. En omdat mensen steeds vaker plaats- en tijdonafhankelijk werken, is een eigen werkplek op kantoor minder nodig. Als je er niet bent, kan iemand anders er gebruik van maken’, legt hij uit.

Valkuil

Plaats- en tijdonafhankelijk werken: het klinkt zo mooi, maar de praktijk blijkt weerbarstig. Van Dijk onderkent dat de invoering van het flexwerken vaak op weerstand stuit: ‘De grootste valkuil is om mensen ongevraagd in een nieuwe omgeving te droppen. Je moet ze juist in de veranderingen meenemen en laten meedenken over hun eigen werkomgeving.’ Zijn dag begint dan ook met een presentatie van twee interieurontwerpers. Samen met medewerkers van het Rijksvastgoedbedrijf onderzoekt hij hoe hun werkomgeving in een gestandaardiseerd kantoor een sterkere identiteit kan krijgen waar iedereen zich in kan herkennen en zich meer thuis kan voelen.  

  • Klik hieronder op de >>> pijlen in de foto of op de bullets onder de foto’s en lees de reportage. Niks missen? Klik dan ook op Toon meer voor alle tekst bij de foto's.
Andere bril

Dit artikel hoort bij: Kei 4: Hoe wij zitten

Belastingdienst experimenteert

Bert Wessels

Tekst Marianne Schijf
Foto Bert Wessels bij de Belastingdienst in Utrecht. Beeld: Hans Roggen

Agile werken is de toekomst; letterlijk: behendig en lenig. De facilitaire organisatie van de Belastingdienst (CFD) richt pilots in om de juiste flexibele werkomgeving bij de taken van de medewerkers te creëren. Experimenten met agile werken zijn gestart in het belastingkantoor aan de Tiberdreef in Overvecht en in het Walterboscomplex in Apeldoorn. Productmanagers Bert Wessels en Raymond Offermans vertellen wat de bedoeling is.

Het traditionele rijkskantoor ondergaat een metamorfose: op de begane grond van het belastingskantoor aan de Tiberdreef staan losse elementen, banken voor 4 personen, belstoelen, vergadertafels in een open ruimte. Flexwerken heeft zijn intrede gedaan. Maar volgens productmanagers Bert Wessels en Raymond Offermans van het Centrum voor Facilitaire Dienstverlening (CFD) van de Belastingdienst is het denken over flexwerken alweer een stap verder. Wessels: Het Rijk bespaart op vierkante meters door bijvoorbeeld flexibele werkplekken en werkplekdeling toe te passen. De huidige werkplek moet wendbaar en flexibel zijn. Belangrijk is dat de werkomgeving flexibel is, maar ook dat een vitale en gezonde werkomgeving bijdraagt aan de tevredenheid van de medewerkers. We zijn aan het kijken hoe we de kantoren het beste kunnen gebruiken en nemen daarbij het gedrag van mensen mee.’

Zit-sta-plekken

Videoconferencing, zit-staplekken, bewegen, smartbuidlings... De CDF denkt erover na en organiseert pilots. Vaak, maar niet altijd, tot tevredenheid van de medewerkers. Medewerkers moeten wennen aan het flexibel gebruik van de kantooromgeving en het feit dat ze geen vaste (eigen) werkplek meer hebben en overal, onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat, kunnen werken (TPAW of flexen). Veranderingen kosten tijd; medewerkers hebben tijd nodig om te wennen. In eerste instantie is er dan ook weerstand, merken de productmanagers. Wessels: ‘Mensen voelen het soms als “afpakken” van de vaste werkplek. En medewerkers zijn er niet aan gewend om faciliteiten te delen. Flexen heeft tijd nodig.’

In the cloud

Terug naar af gaan we niet meer, maar het kan misschien wel beter, is ook het idee van Wessels. Efficiënt omgaan met vierkante meters, maar dan gekoppeld aan een aantrekkelijke kantooromgeving afgestemd op de activiteiten en het gebruik door  medewerkers. Vandaar de pilots. Offermans: ‘Het groeiende gebruik van ICT verandert onze manier van werken. Wie werkt er nog niet in the cloud? Wie doet zijn aangifte nog op papier? Deze digitale manier van werken vraagt andere specialismen, een andere werkwijze. En dus een flexibele kantoorinrichting.’

Snel reageren

De Belastingdienst zit middenin de omslag van persoonlijke werkplek naar gedeelde werkomgeving. Een belangrijk deel van de Belastingdienstkantoren is al ingericht volgens de normen van de rijkswerkomgeving. De CFD zet in op de ketengedachte van de Belastingsdienst: de werkomgeving inrichten om een werkproces zo goed mogelijk te ondersteunen. Agile werken is de toekomst: snel reageren op de behoefte van de klant, minder vergaderen, slim en snel produceren. Het bedrijfsleven, met name banken en ICT-bedrijven, zijn al een stap verder. Offermans: ‘Google begon al in 2001 met agile werken. We lopen achter, ja.’ Wessels: ‘Dat is ook logisch, want bij het bedrijfsleven spelen andere, ook commerciële belangen. Bedrijven lopen daarom vaak in de voorhoede.’

Sprints

Wessels: ‘Voor agile werken moeten mensen uit hun comfortzone (lees: eigen kamer) komen. Flexibel werken (tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk, TPAW) vraagt van medewerkers om het kantoor en de werkplek ook anders te gebruiken. Bij het ontbijt moet je eigenlijk al bedenken wat je die dag gaat doen, wat je nodig hebt om dan de juiste plek bij die activiteit te zoeken.’ Offermans: ‘Agile werken bij de Belastingdienst betekent dat medewerkers meer in multifunctionele teams werken en de stand van een project doorlopend bijhouden. In “sprints” toetsen ze de resultaten van elke tussenstand bij de opdrachtgever: is dit nog wat je bedoelde? Dat werkt veel sneller.’

Scrummen

Agile werken betekent dus teams bij elkaar zetten en multifunctionele (scrum)ruimtes inrichten. De werkomgeving moet ook mee met deze ontwikkeling. De ramen van de grote vergaderkamers op de 1e etage van het kantoor hangen vol met post-its om dat te onderstrepen. De stand van een project wordt bijgehouden door de notities te verschuiven van “doen” naar “bezig” en uiteindelijk “klaar”. Hier gaat het bijvoorbeeld om de nieuwe website. Op de etage werken zo’n 70 medewerkers in teams met elkaar aan een product. Offermans: ‘Ik vind het mooi dat ze de briefjes aan de buitenkant van de kamers plakken, voor iedereen zichtbaar.’ Om de pilots mogelijk te maken zijn tussenwanden weggehaald. ‘Met kleine ingrepen hebben we de ruimte geschikt gemaakt. Hoe gebruik je de ruimte optimaal? Hoe kun je mens en werkomgeving dichter bij elkaar brengen? Hoe kun je de medewerkers bewegen om zo goed mogelijk van de ruimte gebruik te maken? Hoe bereik je maximale flexibiliteit? We proberen binnen de kaders steeds de goede antwoorden te vinden.’

Parel

Dit artikel hoort bij: Kei 4: Hoe wij zitten

Werk je hier lekker?

Tekst Anka van Voorthuijsen
Foto Marcia van der Vlugt in de Rijnstraat 8 in Den Haag. Beeld: Arenda Oomen

Het moderne rijkskantoor is een flexibel verzamelgebouw waarin meerdere organisaties samenwonen en hun basisvoorzieningen delen. Het rijkskantoor aan Rijnstraat 8 naast het centraal station in Den Haag voldoet aan de laatste normen. Koning Willem Alexander opende het gebouw officieel op 1 november, maar al sinds de zomer werken hier ruim 6000 rijksambtenaren in hun nieuwe werkomgeving. Wat ze ervan vinden, verschilt nogal. Sommigen zijn blij met hun prachtige gebouw, anderen hebben moeite een werkplek in de buurt van hun collega's te vinden. Enkele 'bewoners' aan het woord.

‘Ik kom mijn andere collega’s hier makkelijker tegen’

Diederik van Hemert is senior adviseur bedrijfsvoering bij de Dienst Terugkeer & Vertrek van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Zijn vorige werkplek bevond zich op de Turfmarkt, nu zit hij meestal op de 14e etage van Rijnstraat 8.

‘Omdat we als IT-afdeling speciale applicaties nodig hebben op onze pc’s, zitten we met alle collega’s hier bij elkaar in de buurt. Dat is prettig. Ik vind het begrijpelijk maar wel jammer dat we niks meer aan de muur mogen hangen. In onze vorige ruimte hingen lijstjes, brainstormsessies, plaatjes: zaken die met werk te maken hebben, maar waarmee je toch een persoonlijker tintje aan je werkomgeving geeft.

‘In z’n algemeenheid vind ik dat wij hier een ontzettend mooie kantooromgeving hebben. Strak, met mooi nieuw meubilair, goede faciliteiten en nieuwe spullen, dat is echt prima voor elkaar. In het buitenland, maar ook op andere locaties in Nederland, hebben collega’s soms met een minder mooie ambiance te maken dan wij op het hoofdkantoor. Het is hier lekker werken.

‘Het is druk in het gebouw, maar ik doe hier in ons voorkeursgebied meestal het licht aan, dus ik vind wel een plek. Als je de laatste bent die hier binnenkomt, moet je op een andere etage gaan zitten, maar ik heb niet het idee dat je nergens anders terecht kunt. Mijn fiets stal ik nog steeds in de stalling op de Turfmarkt. Daar heb je ook faciliteiten om je om te kleden, dat vind ik prettig.

‘Als ICT-afdeling is het belangrijk dat mensen ons kunnen vinden. Als het om problemen gaat die wij niet kunnen of horen op te lossen, is het fijn dat we door kunnen verwijzen naar de serviceafdeling, die we hier intern hebben. Verder? Ik eet hier weleens een broodje, dat is prima, en dat je in hetzelfde gebouw als waar je werkt bijvoorbeeld een verjaardagskaart kunt kopen, vind ik handig.

‘Ik merk dat ik mijn andere collega’s hier makkelijker tegenkom: de mensen van planning & control, finance, personeelszaken: we zitten dichter bij elkaar en zo maak je vanzelf makkelijker een praatje en krijg je meer met elkaar te maken.Laatst kwam ik toevallig ineens in die open tuin boven terecht. Daar was ik nog niet geweest en dat is best een mooie omgeving om al bellend eens een rondje te lopen.’

‘Productiever als er meer daglicht is’

Marcia van der Vlugt is projectleider stimuleringsprogramma van het Deltaplan Ruimtelijke adaptatie bij het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Ze werkt 25 uur per week. Haar vorige werkplek bevond zich aan de Plesmanweg, nu werkt ze vanuit Rijnstraat 8.

‘Ik ben hier vooral in overleg en zit niet vaak achter een bureau. Mijn ‘vlek’ is op de 11e, AB aan de stationskant. Ik heb een locker, mijn laptop in m’n rugzak en ik vind altijd een plek, geen probleem. Als je op een strategische plek aan de gang gaat zitten, kun je iedereen snel even aan z’n jasje trekken. Je ontmoet hier makkelijk mensen. De vaste bureaus zijn prima in hoogte verstelbaar, maar de werktafels in de flexibele ruimtes niet. Je ziet sommige mensen helemaal krom zitten. Dit gebouw is wel vol. Er zijn veel mensen en dus is er overal veel geluid. Ik zelf kan me daar goed voor afsluiten, ik heb niet zo snel ergens last van en ik vind het als werkplek prima hier. Maar ik merk wel dat ik vermoeider ben aan het eind van een dag.

‘Als het even kan, begin ik niet tussen 08.00 en 09.30 uur want dan is het druk en sta je overal te wachten: bij de fietsenstalling, bij de draaideuren, bij de liften. Dat we hier naast het station zitten en dichtbij het centrum is prettig, ook voor bezoekers. Het servicecentrum is fijn: kun je bijvoorbeeld even een kabeltje vervangen dat het niet meer doet.

‘Weinig daglicht vind ik naar. Dit is een donker gebouw en dat geldt zeker voor de onderste vijf verdiepingen, waar de vergaderruimtes zitten. Veel wanden zijn zwart, sommige plafonds zijn laag, ruimtes liggen soms diep in het gebouw en het licht wordt gebroken door gordijnen. Terwijl uit onderzoek blijkt dat mensen actiever en productiever zijn als er meer daglicht is. Ik probeer altijd een werkplek aan de lichte kant te zoeken.

‘Ik zat een keer met een Chinese delegatie in een vergaderzaal en daar hing kunst: een uitvergrote foto van een Nederlandse familie, in badkleding op de stoep voor hun huis, met een hond ernaast. Ik voelde me er in dat gezelschap niet prettig bij. Sindsdien kijk ik goed uit welke vergaderzaal ik reserveer.

‘Ik mis een magnetron. Vanwege een dieet mag ik niet alles eten en in het verleden nam ik iets van huis mee om op te warmen. Moet ik eens achteraan.’

‘Soms wel moeite om een werkplek te vinden’

Sylvia Hazenbroek werkt fulltime bij het ministerie van Buitenlandse Zaken, bij de directie Stabiliteit en Humanitaire hulp. Haar vorige werkplek was aan de Bezuidenhoutseweg, (de ‘apenrots’). Nu zit haar ‘vlek’ op de 7e verdieping, in de B-gang.

‘Ik vind het gebouw mooi. Het is nieuw, open, met veel glas, veel ramen. Ik heb hier soms wel moeite om een werkplek te vinden, dat was aan de Bezuidenhoutseweg niet zo. Als ik nu geen plek kan vinden, ga ik meestal naar de 16e verdieping, helemaal bovenin, daar kan ik fijn werken. Die hoge plafonds, de grote ramen: je zit er relatief rustig en hebt een mooi uitzicht. Meestal kan ik daar wel terecht.

‘Soms kies ik ook voor een koffiecorner op mijn eigen etage. Het hangt er vanaf wat ik ga doen. Waar je gaat zitten in het gebouw, hangt af van het type werk. In die koffiecorners wordt veel gepraat: even mails lezen gaat daar goed, maar als ik wil typen of stukken moet lezen, zit ik liever in de vlek op de 7e of op de 16e. Als ik een aantal besprekingen heb blijf ik liever op de 7e, anders kost het veel tijd om heen en weer te lopen, je spullen te pakken en je te settelen. Maar in de koffiehoek zou ik niet graag de hele dag zitten.

‘Het meetingpoint op de 4e etage werkt goed, vind ik. Handig om daar met externen af te spreken, of met anderen uit het gebouw: daar kun je goed zitten, praten en koffie drinken. Ik vind de kantine best prijzig. Ik neem vaak zelf wat mee, maar ik haal ook graag iets buiten de deur, lekker om even buiten te lopen.

‘Ik ben over het algemeen positief over het gebouw. De koffie is ook goed. Oja, het zou misschien handig zijn om iets bij de koffieautomaten op de grond te leggen: daar zit het nu al vol met vlekken. En het zou wel leuk zijn om beginnende kunstenaars uit te nodigen om een paar van die zwarte muren wat vrolijker te maken. Niet allemaal, maar een aantal van die muren wel. Dat geeft ook iets meer karakter aan het gebouw.’

Omgeving

Dit artikel hoort bij: Kei 4: Hoe wij zitten

Kantoor à la holle bolle Gijs

Robert Mollerus

Tekst Anka van Voorthuijsen
Foto Robert Mollerus voor de Turfmarkt in Den Haag. Beeld: Arenda Oomen

Robert Mollerus is senior huisvestings- en beleidsadviseur bij de directie Inkoop-, Faciliteiten- en Huisvestingsbeleid (IFHR) van het directoraat-generaal Overheidsorganisatie (DGOO). Samen met een aantal collega’s werkt hij aan onder meer de invoering en doorontwikkeling van de Fysieke Werkomgeving Rijk (FWR). ‘Een gebouw kan gewenst gedrag ondersteunen.’

De 12e verdieping van de Zuidtoren aan de Turfmarkt in Den Haag, waar Mollerus en zijn naaste collega’s vaak te vinden zijn, voldoet maar deels aan de uitgangspunten van de FWR, constateert Robert Mollerus. ‘Er is hier bijvoorbeeld sprake van een zwaar verkamerde situatie. Erfenis van een vorige, erg traditioneel gehuisveste gebruiker.’ In de ideale ‘integrale gefaciliteerde rijkswerkomgeving’ kunnen medewerkers uit verschillende typen werkplekken, díe plek kiezen, die het best past bij de activiteit die ze gaan verrichten.

Zeven minuten

Mollerus: ‘De desktops die hier staan, doen er zéven minuten over om op te starten. Dat maakt het onaantrekkelijk om van plek te wisselen gedurende de dag, terwijl we wel willen flexen. De techniek moet faciliteren, niet tegenwerken.’ Mobile only’ is het devies voor de toekomstige integrale werkomgeving. ‘Alle ingrediënten moeten kloppen. Medewerkers maken geen onderscheid tussen de verschillende ingrediënten van die integrale gefaciliteerde rijkswerkomgeving. Als één ingrediënt niet deugt, is men ontevreden over het hele integrale concept.’

Efteling

De FWR is een hulpmiddel om tot een efficiëntere en effectievere overheid te komen, benadrukt Mollerus de achtergronden. ‘Onze werkomgeving moet samenwerken vanzelfsprekender en makkelijker maken en leiden tot meer flexibiliteit. De werkomgeving kan daarbij een flinke steun in de rug zijn: veranderprocessen ondersteunen, andere manieren van werken en innovaties stimuleren.’ Mollerus vergelijkt het met Holle Bolle Gijs: ‘Er ligt in de Efteling geen papiertje op de grond. Gewenst gedrag kun je stimuleren.’

Flexfactor

Dat de FWR in 2020 overal is gerealiseerd, zoals aanvankelijk de bedoeling was, gaat niet lukken, erkent Mollerus. Het traject loopt langer door. Nu is ook al duidelijk dat er aanpassingen nodig zijn: op de ene locatie is of lijkt het altijd (te) druk, elders is (te)veel ruimte. Dat komt deels omdat de toewijzing nu nog is gebaseerd op aantallen fte’s en een flexfactor (bv: 0,7 FWR-werkplek per fte).

Drukte

Voor een goede ‘match’ is meer nodig. In de praktijk blijkt dat de invloed van tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken (TPAW) op elke locatie anders uitpakt. Ook de werkprocessen verschillen, waardoor het aantal fte’s weinig zegt over hoe druk het nu echt is. ‘Het moet nergens te druk of te rustig zijn.’ Inmiddels is er een standaard bezettingsgraadmethodiek ontwikkeld, die als basis voor correcties zal worden gebruikt. ‘Daarbij worden ook de wijze van gebruik en de voorzieningen beoordeeld. Die zijn vaak de oorzaak van de ervaren drukte.’

Voeding

Daarnaast leeft bij veel medewerkers de wens om dichter bij huis te kunnen werken. Mollerus: ‘Niet iedereen kan of wil thuiswerken, maar het verkorten van de woon-werk reistijd is wenselijk.’ Bij de indeling van rijkskantoren worden straks dan ook de ‘voedingsgebieden’ betrokken: wie zijn de potentiële gebruikers, wat komen zij doen en wat betekent dit voor een gebouw en de voorzieningen? Mollerus: ‘Medewerkers met verschillende standplaatsen en interdepartementale werkgroepen werken samen aan projecten. Ook dat vraagt ruimte. We willen ruimte bieden aan ketenpartners. Als een gebouw alleen maar is afgestemd op de fte’s van de ‘reguliere’ bewoners, kan het te druk worden.’

Robuust

Flexibiliteit, maar ook standaardisatie zijn sleutelbegrippen bij FWR. Al is er zeker oog voor noodzakelijke afwijkingen. ‘Voor afwijkingen hebben we de comply or explain procedure’, oftewel: pas toe of leg uit. Mollerus: ‘Beschouw een rijkskantoor als een hotel. Als huurder maak je gebruik van het aanwezige aanbod, je vraagt niet of ze de boel voor je gaan verbouwen. Maar een babybedje bij plaatsen kan vaak wel. Als je iets speciaals wilt, moet je het van te voren aankaarten.’ Vertaald naar FWR betekent het dat de indeling van een gebouw ‘robuust’ is, er zijn buffers ingebouwd. ‘Soms in percentages, soms in multifunctioneel gebruik. Dat je zonder verbouwing van een overlegruimte een ruimte met bureaus kunt maken.’ Voor vergaderaccommodaties wordt met verschillende profielen gewerkt. ‘In Utrecht, centraal in het land, of hier in Den Haag, pal naast het station en in het bestuurlijk hart weet je dat er sprake is van een magneetfunctie. In regionale vestigingen ligt dat totaal anders.’

Column

Dit artikel hoort bij: Kei 4: Hoe wij zitten

We leven in een ‘verdingde’ wereld

Iris Bakker

Tekst dr. ir. Iris Bakker
Foto Iris Bakker. Beeld: Arenda Oomen

In deze tijd zegeviert het begrip ‘belevingskwaliteit’. De fysieke omgeving moet experience bieden en ook leuk zijn. Belevingskwaliteit betekent letterlijk ‘hoedanigheid van het leven’: hoe doen we het en hoe voeren we processen uit? De kern ligt dus in het ‘hoe’.

Maar we leven in een ‘verdingde’ wereld. Bij vraagstukken en problemen kijken we vooral naar het ‘wat’ ofwel een ‘verdingde’ oplossing. We kopen een ding en gaan ervan uit dat daarmee het probleem is opgelost. Waarom doen we dat? De oorzaak van dit fenomeen is tweeledig. Enerzijds hebben we haast: we willen snel een oplossing om vervolgens over te gaan tot de orde van de dag. Een ding kopen gaat snel. Anderzijds is het een evolutionair gegeven dat ons oog een allesoverheersende rol speelt. Het oog overheerst onder andere het oor, de neus of de tast en ziet vooral het ‘wat’.  

Je herkent dat misschien bij impulsaankopen: je koopt leuke hebbedingetjes en thuis gekomen denk je: ‘Hoe ga ik dit eigenlijk gebruiken?’ en ‘Waarom heb ik het gekocht?’, om vervolgens de grote afvalberg nog groter te maken. Exact hetzelfde gedrag zien we in de huisvestingswereld. We zetten ergens een ‘leuk’ stoeltje neer, zonder te checken of dat stoeltje lekker zit en of het op die plaats wel gebruikt zal worden. Door die verdingde aanpak zonder focus op het ‘hoe en waarom’ dragen we bij aan een niet werkende en daarmee doodse omgeving, waarin de vitaliteit afneemt.

De vertaling van het begrip ‘economische groei’ draagt hieraan bij. Regulier wordt economische groei gekwantificeerd in relatie tot het bruto nationaal product. Het product (dus het wat) staat centraal met kwantitatieve criteria en niét het proces met kwalitatieve kenmerken.

Volgens het economisch woordenboek betekent economische groei echter: toename van behoeftebevrediging. In deze taal kunnen we het accent leggen op de kwaliteit van het proces en daarmee op het hoe en het waarom. Juist door hierop te focussen zou kwaliteit de grootste hoogten kunnen bereiken met voordelen variërend van een beter milieu, minder afval, een gezondere leefomgeving en meer geluk. We zouden dan bijvoorbeeld niet steeds meer schoenen willen kopen, maar schoenen die duurzamer zijn, lekkerder zitten, gemaakt zijn van biologisch verantwoord leer zonder toepassing van chemicaliën.

In deze vitaliserende omgeving staan dus geen stoeltjes die alleen maar als ‘leuk’ bestempeld worden, maar stoelen die goed zitten en echt gebruikt worden. Dat zou veel ‘leuker’ zijn. Etymologisch betekent het woord ‘leuk’ overigens helemaal niet grappig of lollig. ‘Leuk’ betekent van oorsprong ‘kalm’. De natuur is ‘leuk’ en daarmee het wezenlijke voorbeeld van het hoe en waarom. In de natuur komt geen verspilling voor: alles is doordacht en heeft een functie. Hier vinden we het hoogste niveau van vitaliteit met een belevingskwaliteit die ons alleen maar kan ontroeren.

Iris Bakker promoveerde in 2014  aan de TU Delft op de relatie tussen de fysieke omgeving en kennisproductiviteit. Zij ontwikkelde op basis van sensorische informatie een tool om te sturen op integrale belevingskwaliteit. www.levenswerken.eu

Toen en nu

Dit artikel hoort bij: Kei 4: Hoe wij zitten

Een kleine biografie van het rijkskantoor

Tekst Isabel van Lent
Foto Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen, 1981. Beeld: Haagse Beeldbank

Van gehuld in sigarettenrook, omgeven door ratelende typmachines en rinkelende telefoons tot sportief trappend op een stoelfiets achter een bureau dat niet van jou is. Hoe hebben rijksambtenaren er de laatste eeuwen bij gezeten?

Over de werkplek van de rijksambtenaar is veel te doen. Denk aan het binnenklimaat, automatiseringsperikelen en toenemende flexibilisering. ‘Zitten is het nieuwe roken’ is een veelgehoord mantra. Toch kan een bureaustoel ook als een verworvenheid worden beschouwd. Zo was het aan het einde van de 19de eeuw nog heel gebruikelijk om staand achter een lessenaarstafel te schrijven.

Bouwdrift

Het kantoor is in vergelijking met andere gebouwtypen een relatief jong fenomeen. Pas in de tweede helft van de 19de eeuw kwamen met fabrieken ook de eerste echte kantoren tot stand. In het bedrijfsleven, maar zeker ook bij de overheid. De industrialisatie leidde tot ingrijpende ruimtelijke en maatschappelijke omwentelingen. Laissez-faire-politiek maakte plaats voor een overheid die zich op steeds meer niveaus in de samenleving begon te mengen. De huisvestingsbehoefte van het uitdijende rijksoverheidsapparaat leidde tot een hausse aan bouwprojecten. Vrijwel elk ministerie kreeg een eigen bouwdienst. Zo werden diensten opgericht voor rijksmusea, onderwijs, posterijen en telegrafie, Haagse landsgebouwen, defensie, gevangenissen en rechtsgebouwen. De geschiedenis van rijksbouwprojecten kenmerkt zich door perioden van fikse bouwdrift – vooral aan het einde van 19de eeuw en tijdens de wederopbouwperiode – afgewisseld door sobere tijden, waarin nauwelijks iets van de grond kwam. In de jaren twintig van de vorige eeuw zou een stevige reorganisatie de meeste bouwbureaus terugbrengen tot één Rijksgebouwendienst. Tegenwoordig zijn behalve het Rijksvastgoedbedrijf – waar sinds 2014 ook het defensievastgoed in beheer is – onder andere ook Rijkswaterstaat en Buitenlandse Zaken beheerders van rijksvastgoed.

Mad men

Bepaalden in de 19de eeuw klerken met kroontjespennen het beeld, met de invoering van de typemachine – een uitvinding van 1873 –  werd rond 1900 een fikse schaalvergroting ingezet. Uit Amerika kwam de typologie overgewaaid die we kennen uit de televisieserie Mad Men: uitgestrekte zalen met typistes, kleinere vertrekken voor telefonisten en boekhouders en een ruime kamer voor de directie. Tijdens het interbellum maakten de zware houten bureaus plaats voor makkelijk verplaatsbaar meubilair, eerst ook nog van hout, later van staal en glas. Voor het eerst schafte de Nederlandse overheid standaardkantoormeubelen aan van onder meer Henk Wouda, Gispen en Ahrend. In de naoorlogse periode vond een nieuwe schaalsprong plaats toen het aantal ambtenaren bij de ministeries verdubbelde en met de opkomst van de hoogbouw ook de kantoortoren werd geïntroduceerd. Een andere mijlpaal was de vervanging van de mainframecomputer door de veel kleinere PC aan het begin van de jaren tachtig. Dertig jaar later staan we met onze laptops, tablets en smartphones aan het begin van een geheel digitaal tijdperk.

Kantoortuin

Veranderingen in de organisatiestructuur hebben onvermijdelijk een weerslag op de fysieke werkruimte. In de jaren zeventig kwam de kantoortuin, of het kantoorlandschap op. Architecten als Hertzberger (ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Den Haag) en Cahen (Rijksdienst voor het Oudheidkundig Bodemonderzoek, Amersfoort) ontwierpen gebouwen als steden, met gangen als straten en werkplekken als pleinen. Alles was erop gericht om de onderlinge samenwerking te verbeteren, ontmoeting te stimuleren en meer flexibiliteit mogelijk te maken. Er stonden moderne kleurige meubels en veel planten. Deze openheid functioneerde niet overal even goed. Ironisch genoeg leidde dezelfde democratisering die aanleiding vormde voor het kantoorlandschap, ook tot meer inspraak van medewerkers. En die waren niet altijd even blij met de geluidsoverlast en het gebrek aan privacy. Zo werden onder druk van ondernemingsraden in diverse kantoortuinen tussenschotten geplaatst, waarmee de openheid werd afgezwakt en werd teruggegrepen op de voorgaande kantoortypologie: die van het gesloten cellenkantoor. Met de huidige opkomst van plaats- en tijd- en apparaatonafhankelijk werken en plattere organisatiestructuren maakt de open werkvloer nu een comeback  . Maar dan anders: een mix aan werkplekken afgestemd op de activiteit.

Kunst als verbinder

Kunst en design worden ingezet als visitekaartje van de overheid, zowel in het binnen- als in het buitenland. Maar beeldende kunst heeft ook een sterke verbindende functie. Zo kwam na de oorlog met de percentageregeling pakweg 1% van de bouwsom ten goede aan kunst. Nederland herstelde zich van een traumatische periode en de behoefte aan verbindende en optimistische kunstuitingen was groot. In een advies van het atelier Rijksbouwmeester uit 2015 is te lezen hoe kunst nu opnieuw een sleutelrol speelt, in een tijd waarin ministeriële organisaties steeds vaker gebouwen delen en de werkplek onpersoonlijker is geworden. Kunst en vormgeving geven het gebouw identiteit en de gebruikers een gevoel van eigenwaarde. Dat blijkt hard nodig in de 21ste eeuw, waarin de functie van het kantoor zich verbreedt. Je kunt er niet alleen naartoe om te werken, maar ook om te ontmoeten, te eten en zelfs te sporten. Dit gebeurt onder meer door in de plinten van de gebouwen andere voorzieningen aan te bieden dan kantoorfuncties. Zo kan een rijkskantoor ook aanjager zijn voor gebiedsontwikkeling en ontwikkelt het zich steeds meer tot een baken in het vluchtige, stedelijke leven. 

Dit artikel hoort bij: Kei 4: Hoe wij zitten

Colofon

Kei, 4: Hoe wij zitten Jaargang 2017

Magazine van het Rijksvastgoedbedrijf

Publicatiedatum
donderdag 02 november 2017
Hoofdredactie
Marianne Schijf
Productie
Erika Labordus, Isabel van Lent, Marianne Schijf en Anka van Voorthuijsen. Kei is een thematisch magazine. Het komt tot stand onder redactie van het Rijksvastgoedbedrijf en verschijnt twee keer per jaar. Hebt u vragen, suggesties of ideeën, mail onze redactie.
E-mail
postbus.rvb.redactie@rijksoverheid.nl
Internet
http://www.rijksvastgoedbedrijf.nl
Copyright
CC0 1.0 Universal