Tekst Anka van Voorthuijsen
Foto Robert Mollerus voor de Turfmarkt in Den Haag. Beeld: Arenda Oomen

Robert Mollerus is senior huisvestings- en beleidsadviseur bij de directie Inkoop-, Faciliteiten- en Huisvestingsbeleid (IFHR) van het directoraat-generaal Overheidsorganisatie (DGOO). Samen met een aantal collega’s werkt hij aan onder meer de invoering en doorontwikkeling van de Fysieke Werkomgeving Rijk (FWR). ‘Een gebouw kan gewenst gedrag ondersteunen.’

‘Als één ingrediënt niet deugt, is men ontevreden over het hele concept’

De 12e verdieping van de Zuidtoren aan de Turfmarkt in Den Haag, waar Mollerus en zijn naaste collega’s vaak te vinden zijn, voldoet maar deels aan de uitgangspunten van de FWR, constateert Robert Mollerus. ‘Er is hier bijvoorbeeld sprake van een zwaar verkamerde situatie. Erfenis van een vorige, erg traditioneel gehuisveste gebruiker.’ In de ideale ‘integrale gefaciliteerde rijkswerkomgeving’ kunnen medewerkers uit verschillende typen werkplekken, díe plek kiezen, die het best past bij de activiteit die ze gaan verrichten.

De Fysieke Werkomgeving Rijk is sinds 2011 het huisvestingskader voor rijkskantoren. Het betekent onder andere dat niemand een vaste werkplek heeft, er geflext wordt in een activiteit-gerelateerde werkomgeving, dat er meerdere organisaties in één rijkskantoor kunnen werken en dat ondersteunende voorzieningen zoals vergaderruimtes en restaurant worden gedeeld.

Zeven minuten

Mollerus: ‘De desktops die hier staan, doen er zéven minuten over om op te starten. Dat maakt het onaantrekkelijk om van plek te wisselen gedurende de dag, terwijl we wel willen flexen. De techniek moet faciliteren, niet tegenwerken.’ Mobile only’ is het devies voor de toekomstige integrale werkomgeving. ‘Alle ingrediënten moeten kloppen. Medewerkers maken geen onderscheid tussen de verschillende ingrediënten van die integrale gefaciliteerde rijkswerkomgeving. Als één ingrediënt niet deugt, is men ontevreden over het hele integrale concept.’

Efteling

De FWR is een hulpmiddel om tot een efficiëntere en effectievere overheid te komen, benadrukt Mollerus de achtergronden. ‘Onze werkomgeving moet samenwerken vanzelfsprekender en makkelijker maken en leiden tot meer flexibiliteit. De werkomgeving kan daarbij een flinke steun in de rug zijn: veranderprocessen ondersteunen, andere manieren van werken en innovaties stimuleren.’ Mollerus vergelijkt het met Holle Bolle Gijs: ‘Er ligt in de Efteling geen papiertje op de grond. Gewenst gedrag kun je stimuleren.’

Robert Mollerus
Robert Mollerus: ‘Gewenst gedrag kun je stimuleren’

Flexfactor

Dat de FWR in 2020 overal is gerealiseerd, zoals aanvankelijk de bedoeling was, gaat niet lukken, erkent Mollerus. Het traject loopt langer door. Nu is ook al duidelijk dat er aanpassingen nodig zijn: op de ene locatie is of lijkt het altijd (te) druk, elders is (te)veel ruimte. Dat komt deels omdat de toewijzing nu nog is gebaseerd op aantallen fte’s en een flexfactor (bv: 0,7 FWR-werkplek per fte).

‘Het moet nergens te druk of te rustig zijn’

Drukte

Voor een goede ‘match’ is meer nodig. In de praktijk blijkt dat de invloed van tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken (TPAW) op elke locatie anders uitpakt. Ook de werkprocessen verschillen, waardoor het aantal fte’s weinig zegt over hoe druk het nu echt is. ‘Het moet nergens te druk of te rustig zijn.’ Inmiddels is er een standaard bezettingsgraadmethodiek ontwikkeld, die als basis voor correcties zal worden gebruikt. ‘Daarbij worden ook de wijze van gebruik en de voorzieningen beoordeeld. Die zijn vaak de oorzaak van de ervaren drukte.’

Hoe wordt de FWR-mix van werkplekken en voorzieningen bepaald?

Op basis van onderzoek (big data) en evaluaties. Veel expertise en informatie op dat vlak is afkomstig van een externe organisatie, het Center for People en Buildings, een kenniscentrum dat zich richt op de relatie tussen mens, werk en werkomgeving. Mollerus: ‘Er is destijds voor gekozen om niet alleen te leunen op de expertise van het RVB bij het ontwikkelen van de FWR. Je vraagt je huisbaas toch ook niet om je slaapkamer in te richten?’

Voeding

Daarnaast leeft bij veel medewerkers de wens om dichter bij huis te kunnen werken. Mollerus: ‘Niet iedereen kan of wil thuiswerken, maar het verkorten van de woon-werk reistijd is wenselijk.’ Bij de indeling van rijkskantoren worden straks dan ook de ‘voedingsgebieden’ betrokken: wie zijn de potentiële gebruikers, wat komen zij doen en wat betekent dit voor een gebouw en de voorzieningen? Mollerus: ‘Medewerkers met verschillende standplaatsen en interdepartementale werkgroepen werken samen aan projecten. Ook dat vraagt ruimte. We willen ruimte bieden aan ketenpartners. Als een gebouw alleen maar is afgestemd op de fte’s van de ‘reguliere’ bewoners, kan het te druk worden.’

Robuust

Flexibiliteit, maar ook standaardisatie zijn sleutelbegrippen bij FWR. Al is er zeker oog voor noodzakelijke afwijkingen. ‘Voor afwijkingen hebben we de comply or explain procedure’, oftewel: pas toe of leg uit. Mollerus: ‘Beschouw een rijkskantoor als een hotel. Als huurder maak je gebruik van het aanwezige aanbod, je vraagt niet of ze de boel voor je gaan verbouwen. Maar een babybedje bij plaatsen kan vaak wel. Als je iets speciaals wilt, moet je het van te voren aankaarten.’ Vertaald naar FWR betekent het dat de indeling van een gebouw ‘robuust’ is, er zijn buffers ingebouwd. ‘Soms in percentages, soms in multifunctioneel gebruik. Dat je zonder verbouwing van een overlegruimte een ruimte met bureaus kunt maken.’ Voor vergaderaccommodaties wordt met verschillende profielen gewerkt. ‘In Utrecht, centraal in het land, of hier in Den Haag, pal naast het station en in het bestuurlijk hart weet je dat er sprake is van een magneetfunctie. In regionale vestigingen ligt dat totaal anders.’

‘Beschouw een rijkskantoor als een hotel: je vraagt niet of ze de boel voor je gaan verbouwen. Maar een babybedje bijplaatsen kan vaak wel’