Tekst Anka van Voorthuijsen
Foto Allard Jolles, waarnemend directeur Portefeuillestrategie en Portefeuillemanagement. Beeld: Arenda Oomen

'Wat zijn de ervaringen tot nu toe? Leidt de theorie ook tot betere werkomgevingen? Kunnen wij als overheid onze gebouwen beter verbinden met de stad?' Dat zijn de vragen waarover waarnemend directeur bij het Rijksvastgoedbedrijf Allard Jolles met zijn directie Portefeuillestrategie en Portefeuillemanagement nadenkt.

Als hij een metafoor zoekt voor het ideale rijkskantoor, noemt Allard Jolles (opgeleid als architectuurhistoricus) ‘een straat in een 19e -eeuwse wijk’. ‘Allemaal verschillende voordeuren, ornamenten en details. En toch kan het een hele strakke straat zijn, want die ornamentjes kwamen allemaal gewoon uit een mal.’ Op gebouwniveau betekent het voor hem dat directies of ministeries prima dezelfde basis kunnen hebben, maar dat enige variatie en het meer ruimte geven voor de eigen identiteit, meer kwaliteit oplevert. ‘Mensen voelen zich prettiger in zo’n 19e-eeuwse wijk dan bij de vroegere Bijlmer, waarbij ze langs een gevel lopen die over 250 meter hetzelfde is.’

‘Je moet flexibel niet verwarren met neutraliteit en alles overal hetzelfde’

Eenvormig

Het modernistische gedachtegoed waarop De Bijlmer was gebaseerd, had in de kantoorhuisvesting van de overheid wat teveel de overhand gekregen, vindt Jolles. ‘Standaardisatie gaat over voorzieningen. Het betekent dat je ruimtes flexibel kunt gebruiken en dat je een gebouw met meerdere gebruikers kunt delen. Je moet het niet verwarren met neutraliteit en alles overal hetzelfde.’ Hij constateert: ‘We besparen veel door onze vierkante meters efficiënter te gebruiken: bijna 140 miljoen jaarlijks per 2020. We zijn superefficiënt doordat ministeries samenwonen en we anders omgaan met werkplekken. We hebben gezonde en duurzame gebouwen. Maar we gaan nog beter kijken naar het menselijk gedrag. Werkt het zoals we jaren geleden hebben bedacht? Wat zijn de ervaringen tot nu toe en leidt die bedachte theorie ook echt tot betere werkomgevingen, waar mensen hun werk beter kunnen doen? Dat doen we samen met onze kadersteller, het directoraat-generaal Overheidsorganisatie (DGOO) dat elk jaar een aantal cases evalueert.’

Sausje

Het overkomt hem zelf weleens, dat hij aan Korte Voorhout 7 in Den Haag uit de lift loopt en het even duurt voor hij zich realiseert dat hij op de verkeerde verdieping is uitgestapt. ‘Het is allemaal zó ontzettend hetzelfde: de vloerbedekking, het glas, de betonpalen.’ Theoretisch kan alles kloppen: de ICT, het restaurant, de diversiteit aan werkplekken en toch, zegt Jolles: ‘Mensen moeten zich op hun gemak voelen. Het gevoel van: hier hoor ik, daar kunnen we met onze gebouwen meer aan bijdragen dan we nu doen.’ Het doet wat met gebruikers van een rijkskantoor, als ze de ruimte krijgen om hun werkomgeving een eigen sausje te geven, te customizen. ‘Dan heb ik het niet over grote verbouwingen, maar over kleine maatregelen, waardoor een gang of verdieping zich onderscheidt van andere. Misschien zie je daardoor beter wat voor werk er wordt gedaan, al moet dat laatste natuurlijk niet ten koste gaan van de flexibiliteit. Een volgende gebruiker moet zich er ook weer op z’n plek voelen zonder dat daar een grote verbouwing voor nodig is. We moeten kijken hoe we dat er weer in terug kunnen brengen. Want als je werkplek goed voelt, heeft dat effect op hoe jij je voelt en dat draagt bij aan de kwaliteit van je werk. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat als je aan de randen van je blikveld af en toe iets anders ziet; planten, een andere kleur, ander materiaal, dat je daardoor gestimuleerd blijft.’

‘Het gevoel van: hier hoor ik, daar kunnen we met onze gebouwen meer aan bijdragen’

Footloose

Bij de Fysieke Werkomgeving Rijk (FWR) gaat het weliswaar om standaardisatie (om kosten te drukken), maar die standaardisatie werkt het best als er wat te kiezen valt. Een werkplekmix kan worden aangepast als een organisatieonderdeel een specifiek ‘activiteitenprofiel’ heeft. Variatie is ook van belang om zo goed mogelijk aan te sluiten op het menselijk gedrag. Jolles: ‘De RVB-populatie alleen al bestaat uit zo’n 2000 man. Ik ben op kantoor footloose en heb genoeg aan m’n mobieltje en m’n iPad. Maar dat geldt natuurlijk niet voor een tekenaar: die zit liever op een vaste plek achter z’n CAD-station. Weer een ander wil op een zaal zitten met tien andere mensen die hetzelfde werk doen om af en toe te sparren. Het gaat erom dat de werkomgeving die het best past bij de dingen die je moet doen, beschikbaar is.’

‘We zijn superefficiënt (...). We hebben gezonde en duurzame gebouwen. Maar we gaan nog beter kijken naar het menselijk gedrag. Werkt het zoals we jaren geleden hebben bedacht?’

Coffeecompany

Organisaties veranderen snel en de nieuwe medewerkers van nu werken anders dan we vijf jaar geleden deden, stelt Jolles vast ‘dus we moeten continu peilen waar mensen behoefte aan hebben, of een gebouw nog naar tevredenheid functioneert, of de logistiek en de routing wel goed aansluiten op het gedrag van mensen. Wie loopt waar, wanneer, waarom en wat betekent dat voor een gebouw, voor de werkplekken, voor rust en drukte: dat onderzoeken we, samen met de facilitaire diensten van het Rijk en met DGOO.’ De FWR-mix laat zien dat er minder ‘kamertjes’ nodig zijn dan vroeger: ‘Steeds meer mensen kiezen voor een thuiswerkdag als ze geconcentreerd moeten werken.’ Maar zelfs dat is geen eenduidig begrip, merkte hij toen hij het er onlangs met een trainee over had. ‘Voor mij als 50-plusser betekent het thuis de hele dag in m’n eentje achter mijn pc. Voor die 25-jarige collega was het met vriendinnen naar de CoffeeCompany en daar inloggen bij de snelle Wifi. Ze kan daar net zo productief zijn als ik thuis.’

Leeg op vrijdag

Het kantoor is voor veel mensen de plek voor ontmoetingen, afspraken, samen werken, voor dynamiek. Maar, zegt Jolles: die kantoren staan op woensdag en vrijdag wél behoorlijk leeg. Hij beschouwt het als een taak van de directie Portefeuillestrategie & Portefeuillemanagement om daar over na te denken, toekomstvisies te schetsen. ‘Stel je voor dat alle ambtenaren die op een vrijdag in Den Haag moeten zijn, genoeg hebben aan twee of drie rijkskantoren. Dan kan er eentje dicht. Of we het willen is wat anders, maar het zou misschien wel duurzaam en efficiënt zijn.’

‘Je kunt als overheid ook de stad binnenhalen door openbare functies toe te voegen’

Doodse zones

Ook een optie die wat hem betreft serieus onderzoek waard is: ‘Onze gebouwen staan altijd op plekken die goed bereikbaar zijn. Dan heb je als overheid misschien wel de plicht om ze op een sociale en maatschappelijke manier te verbinden met de stad.’ Geen hekken, pasjes of in het weekend doodse zones, vanwege de gesloten rijksgebouwen. ‘Wij zouden voor een aantrekkelijke plint moeten zorgen. Kan de begane grond van onze gebouwen als een zogeheten third place functioneren? Een plek waar ook anderen, naast kantoor en thuis, kunnen werken, waar je mensen kunt ontmoeten, koffie kunt drinken?’

Stad binnenhalen

Hij loopt misschien wat ver voor de troepen uit, realiseert hij zich ‘maar wij kunnen met onze gebouwen iets toevoegen aan de stad. Als wij als overheid roepen: contact met de burger, participatie, transparantie, dan kun je als overheid ook de stad binnenhalen door openbare functies toe te voegen. Een restaurant, een winkel, misschien een stomerij: voorzieningen voor je eigen mensen, maar ook voor een stad. Dan geef je als overheid toch een mooi visitekaartje af?’

Wie doet wat?

Jolles: ‘Het directoraat-generaal Overheidsorganisatie stelt de kaders, denk aan de FWR, de Fysieke Werkomgeving Rijk, en wij adviseren hen daarin als het over rijksgebouwen gaat. Wij hebben veel kennis in huis over vastgoed en huisvesting. Samen met de facilitaire diensten en ICT-leveranciers van het rijk weten we ook hoe kleine maatregelen groot effect kunnen hebben: in de logistiek, de indeling van een gebouw, bij het scheppen van ruimte voor eigen identiteit.’

Portefeuille op weg naar ideaal

Het Rijksvastgoedbedrijf huisvest dit jaar ongeveer 100.000 fte (dus geen mensen maar fte) in ongeveer 300 gebouwen, waarvan 170 kantoren. Als je de kantoren indeelt naar taditionele of moderne inrichting, ontstaat het volgende beeld:

  • Categorie 1: traditioneel verkamerd.  Deze kantoren zullen langzaam uit de voorraad verdwijnen. Was het aandeel In 2014 zo'n 60% van de portefeuille; in 2020 is dat naar verwachting nog maar 25%.
  • Categorie 2: gebouwen die nog niet helemaal ‘FWR-geschikt’ gemaakt zijn, maar waar kleine verbouwingen en verhuizingen worden aangegrepen om flexibel werken alvast mogelijk te maken. Deze categorie was 33%, is straks 53% van de kantorenportefeuille..
  • Categorie 3: gebouwen waar flink in wordt geïnvesteerd om het FWR-concept (Fysieke Werkomgeving Rijk) zo goed mogelijk in te voeren. Dit aandeel was 7% van de portefeuille in 2014; over 3 jaar 22%.
  • Bekijk hieronder de video waarbij Emmely de Kruijff, expert duurzaamheid door Rijnstraat 8 loopt en vertelt over duurzaamheid

(Beeldtitel: Rijkskantoor Rijnstraat 8. Emmely de Kruijff wijst naar een gebouw:)

STEVIGE MUZIEK

EMMELY DE KRUIJFF: Kijk, dit is het nou. Het vernieuwde Rijkskantoor Rijnstraat 8.
Met dit ontwerp neemt het Rijk het voortouw in de duurzame gebouwde omgeving.
En dat begon al bij de sloop. Praktisch alles is hergebruikt.
Zo is al het glas gerecycled en teruggebracht.
Kom verder.

(Ze loopt langs een glazen pui. Daarna legt ze een pasje tegen een deurstijl en gaat een draaideur door. Even later staat ze op een geel verlichte roltrap:)

DE STEVIGE MUZIEK SPEELT VERDER

Het is een flexibel rijkskantoor.
Je kan hier werken met collega's van allerlei rijksorganisaties.

(Beeldtekst: 6000 fte. 4400 werkplekken.)

DE STEVIGE MUZIEK SPEELT VERDER

Nu, met flexwerken, maar ook in de toekomst is het gebouw geschikt voor verandering in gebruik.

(Ze staat op een gele roltrap. Op een gestreepte vloer zitten mensen aan tafeltjes.)

DE STEVIGE MUZIEK SPEELT VERDER

Om te zorgen dat we ook comfortabel kunnen werken zijn er diverse innovaties toegepast.
Zo is er voor dit pand een uniek lichtplan ontwikkeld, met slimme ledverlichting.
Is er niemand aanwezig of is het een heldere dag dan past het licht zich gewoon vanzelf aan. Wel zo zuinig.

(Beeldtekst: Geïnstalleerd vermogen: 25 watt/m2. Levensduur: 25 jaar.)

Dit is allemaal duurzaam geïntegreerd in het klimaatplafond.
Bijzonder, want dit is de eerste keer dat led zo breed wordt toegepast.
Dan komen we nu in de verwarming van het pand.
In deze zuidserres wordt als het ware de warmte geoogst.
In de winter en de tussenseizoenen warmt de zon de serre op.
En deze warmte kan handig gebruikt worden door de afzuiging voor de verwarming van alle ruimten. Zo wordt het kaseffect handig gebruikt.

(Witte luiken in een serre worden blauw.)

Op het dak kunnen de luiken open voor natuurlijke ventilatie.
Zo hou je het gebouw comfortabel, het hele jaar door.

(Bij een werkblad met gaten erin:)

Behalve warmteterugwinning uit de serres wekken we ook warmte op met biogas.
Dat halen we onder andere uit het gft-afval.

(Ze gooit een klokhuis in een gat.)

Ook erg trots zijn we op de pilot met onze toiletten.

(Ze opent de deur van een damestoilet. Even later staat ze bij strakke wasbakken met spiegels:)

DE STEVIGE MUZIEK SPEELT VERDER

Bij een gewone wc spoel je alles het riool in maar hier vangen we de ontlasting op met vacuümtoiletten.
Dat bespaart heel veel water. En die ontlasting gaat vervolgens in een tank en daar maken we biogas van. Gaaf, hè?

(Beeldtekst: 80 vacuümtoiletten. 6 liter minder water per spoelbeurt. 9500 m3 biogas per jaar. Ze loopt een trap onder een glazen dak op:)

Kom je mee naar boven?

(Via een gang waar in een nis kuipen met grote planten staan, loopt ze naar een deur. Buiten wijst ze naar rijen zonnepanelen:)

DE STEVIGE MUZIEK SPEELT VERDER

En ook hier wekken we energie op.

(Beeldtekst: 1300 m2 zonnepanelen. 2019, alle nieuwbouw en renovaties energieneutraal. Emmely staat op het dak:)

Alle ervaringen die we hier opdoen, zetten we door in rijkskantoren door het hele land.
Zo geven we het goede voorbeeld en stappen we samen over op duurzame oplossingen.
Wil je meer weten? Kijk dan op de website van het Rijksvastgoedbedrijf.

(Het Nederlandse wapenschild met daarnaast: Rijksvastgoedbedrijf. Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Beeldtekst: www.rijksvastgoedbedrijf.nl.)

DE STEVIGE MUZIEK SPEELT NOG EVEN VERDER EN STOPT