In het voetspoor...

Dit artikel hoort bij: Kei 4: Hoe wij zitten

Op zoek naar de ideale werkplek

Tekst Isabel van Lent
Foto Thomas van Dijk in Rijnstraat 8 in Den Haag. Beeld: Arenda Oomen

De omgeving waarin we werken is van grote invloed op onze productiviteit, gezondheid en werkplezier. Hoe moet de werkplek van een rijksambtenaar eruitzien? Een dag lang volgen we Thomas van Dijk die zich in dat onderwerp heeft gespecialiseerd.

Van Dijk is senior vastgoedadviseur bij de afdeling Strategie van het Rijksvastgoedbedrijf. Hij houdt zich bezig met de vraag waar een rijkskantoor aan moet voldoen en met de huisvesting van rijksambtenaren in de volle breedte: van bureau tot parkeerplaats. Daarbij kijkt hij naar de mogelijkheden van bestaande gebouwen en ontwikkelingen op het gebied van techniek, nieuwe werkplekconcepten, veranderende manieren om je werk te doen en de eisen die rijksorganisaties en marktpartijen aan hun mensen stellen. ‘Medewerkers worden tegenwoordig eerder afgerekend op resultaten dan op aanwezigheid. En omdat mensen steeds vaker plaats- en tijdonafhankelijk werken, is een eigen werkplek op kantoor minder nodig. Als je er niet bent, kan iemand anders er gebruik van maken’, legt hij uit.

Valkuil

Plaats- en tijdonafhankelijk werken: het klinkt zo mooi, maar de praktijk blijkt weerbarstig. Van Dijk onderkent dat de invoering van het flexwerken vaak op weerstand stuit: ‘De grootste valkuil is om mensen ongevraagd in een nieuwe omgeving te droppen. Je moet ze juist in de veranderingen meenemen en laten meedenken over hun eigen werkomgeving.’ Zijn dag begint dan ook met een presentatie van twee interieurontwerpers. Samen met medewerkers van het Rijksvastgoedbedrijf onderzoekt hij hoe hun werkomgeving in een gestandaardiseerd kantoor een sterkere identiteit kan krijgen waar iedereen zich in kan herkennen en zich meer thuis kan voelen.  

  • Klik hieronder op de >>> pijlen in de foto of op de bullets onder de foto’s en lees de reportage. Niks missen? Klik dan ook op Toon meer voor alle tekst bij de foto's.

11.00 uur: bijeenkomst met interieurarchitecten

Bij het Rijksvastgoedbedrijf is het flexwerken al ingevoerd. Over het algemeen gaat dat goed, maar er zijn ook bezwaren. De klachten die Van Dijk het meest hoort, zijn dat mensen meer moeite hebben om zich goed te concentreren en dat ze hun werkomgeving op kantoor als niet inspirerend en onpersoonlijk ervaren. Het kantoor is de plek waar je heel fysiek onderdeel bent van een team, afdeling of werkgroep. Hoe sluit de werkomgeving daarbij aan? Interieurarchitecten Suzanne Colenberg en Danielle van den Bogaard laten verschillende sfeerbeelden en opties zien.

Concentreer de dynamiek

Het ontwerpend onderzoek toont de mogelijkheden om de pantry en de aangrenzende ruimte van de Directie Portefeuillestrategie en Portefeuillemanagement beter te benutten door bijvoorbeeld aanland- en belplekken te maken. Er ontstaat een geanimeerd gesprek met de aanwezige collega’s die zich in de gang hebben verzameld waar de presentatie wordt gegeven. ‘Waarom verplaats je het secretariaat niet naar de overkant? Dan concentreer je alle dynamiek op één plek,’ vraagt een van de aanwezigen. Alle opmerkingen worden genoteerd en meegenomen voor de tweede ronde.

Planten, huisdieren en virtual reality

De zoektocht naar de werkplek van de toekomst leidde in 2016 tot een prijsvraag van het Rijksvastgoedbedrijf voor middelbare scholieren. Zij bogen zich over de vraag hoe zij over pakweg tien jaar willen werken. In februari 2017 werden de beste vier teams uitgenodigd om het eindresultaat te presenteren.

Van Dijk is erg enthousiast over het resultaat: ‘Zoals verwacht hadden de scholieren veel aandacht voor techniek, in de vorm van bijvoorbeeld schoonmaakrobots en virtual- en augmented reality. Wat vooral opviel was dat ze de werkplek zagen als omgeving waar je graag bent en gezond en met plezier je werk kunt doen. Veel groen en zelfs ook ruimte voor huisdieren moeten daaraan bijdragen. Het idee dat jongere generaties alleen maar digitaal willen werken en persoonlijk contact minder belangrijk vinden, blijkt in ieder geval bij deze scholieren niet terecht.’

  • Lees in de rubriek Zapp over het vervolg van de competitie voor scholieren

13.30 uur: Op bezoek in Rijnstraat 8, Den Haag

Rijnstraat 8 is het eerste gebouw dat volledig volgens de normen van de fysieke werkomgeving Rijk is ingericht. Alle werkplekken zijn multifunctioneel inzetbaar: door het toepassen van flexwerken zijn er 4400 werkplekken voor ruim 6000 medewerkers. Er zijn in het gebouw volop zitjes, aanlandplekken en belcellen.

Gedeeld

Van Dijk: ‘De tijd dat elk ministerie een eigen gebouw had, is al even voorbij. Rijkskantoren worden gedeeld. Als Rijksvastgoedbedrijf kijken we naar het aantal fte’s per regio en zoeken daar een geschikt gebouw bij.’

Sinds de zomer van 2017 biedt het immense gebouw aan de Rijnstraat in Den Haag onderdak aan de medewerkers van de ministeries van Buitenlandse Zaken (BZ), Infrastructuur en Waterstaat (IenW), het hoofdkantoor en loket Immigratie- en naturalisatiedienst (IND), het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) en de Dienst Terugkeer & Vertrek (DT&V).

15.00 uur: Op de 36de verdieping bij BZK

Van Dijk overlegt met collega Maarten Brock van het directoraat-generaal Overheidsorganisatie (DGOO) over de toegankelijkheid van rijkskantoren voor minder validen. Nederland heeft een VN-verdrag ondertekend, dat vorig jaar in werking is getreden. In dit verdrag zijn afspraken gemaakt over de toegankelijkheid van rijkskantoren. Mensen met een beperking kunnen immers allerlei obstakels tegenkomen. Denk aan een reumapatiënt die een te zwarte deurklink niet kan omdraaien of een rolstoelgebruiker die in de lift van een kantoortoren niet bij alle knopjes kan en daardoor niet verder komt dan de 12de verdieping.

Er zijn verschillende normen en handboeken in omloop om gebouwen toegankelijk te maken. Momenteel onderzoekt Brock welke richtlijnen geschikt zijn voor het Rijk en welke voldoen aan de afspraken uit het VN-verdrag én de wensen van de Tweede Kamer. Het Rijksvastgoedbedrijf adviseert en onderzoekt wat eventueel nog gedaan kan worden in ministeriegebouwen om de toegankelijkheid te verbeteren.
 

Testen in de praktijk

Van Dijk treft zijn collega Piet Melman bij het Rijksvastgoedbedrijf. Melman werkt bij de directie Vastgoedbeheer en weet veel over toegankelijkheid. Omdat hij zelf in een rolstoel zit en weinig spierkracht heeft, kent hij de obstakels als geen ander. Melman is opgeleid als bouwkundig ingenieur en als ervaringsdeskundige en inhoudelijk deskundige adviseert hij het Rijksvastgoedbedrijf over te voeren beleid voor de algemene toegankelijkheid op lange termijn.

16.15 uur: Elektrische auto’s bij Rijkswaterstaat

De volgende afspraak is met Frank ten Wolde, senior adviseur duurzame mobiliteit bij Rijkswaterstaat. Dit gesprek gaat over een totaal andere vorm van toegankelijkheid, namelijk de toegankelijkheid van rijkskantoren voor mensen met elektrische auto’s. Ten Wolde vertelt enthousiast over het initiatief van het Rijksvastgoedbedrijf om op korte termijn 4% van de parkeerplekken van alle rijkskantoren van een laadpunt te voorzien. Dat zal flink bijdragen aan het doel om in 2020 20 tot 25% van alle dienstauto’s elektrisch te laten rijden. Daarbij is het natuurlijk essentieel dat er voldoende laadpunten zijn.

Ten Wolde is blij dat er landelijke afspraken zijn gemaakt. Nu alle partijen zich eraan hebben gecommitteerd, kunnen grote stappen worden gezet. Zo zal Rijkswaterstaat de komende jaren het wagenpark met 100 elektrische auto’s en laadpunten uitbreiden.