Tekst Marianne Schijf
Foto Bert Wessels bij de Belastingdienst in Utrecht. Beeld: Hans Roggen

Agile werken is de toekomst; letterlijk: behendig en lenig. De facilitaire organisatie van de Belastingdienst (CFD) richt pilots in om de juiste flexibele werkomgeving bij de taken van de medewerkers te creëren. Experimenten met agile werken zijn gestart in het belastingkantoor aan de Tiberdreef in Overvecht en in het Walterboscomplex in Apeldoorn. Productmanagers Bert Wessels en Raymond Offermans vertellen wat de bedoeling is.

‘Flexen heeft tijd nodig’

Het traditionele rijkskantoor ondergaat een metamorfose: op de begane grond van het belastingskantoor aan de Tiberdreef staan losse elementen, banken voor 4 personen, belstoelen, vergadertafels in een open ruimte. Flexwerken heeft zijn intrede gedaan. Maar volgens productmanagers Bert Wessels en Raymond Offermans van het Centrum voor Facilitaire Dienstverlening (CFD) van de Belastingdienst is het denken over flexwerken alweer een stap verder. Wessels: Het Rijk bespaart op vierkante meters door bijvoorbeeld flexibele werkplekken en werkplekdeling toe te passen. De huidige werkplek moet wendbaar en flexibel zijn. Belangrijk is dat de werkomgeving flexibel is, maar ook dat een vitale en gezonde werkomgeving bijdraagt aan de tevredenheid van de medewerkers. We zijn aan het kijken hoe we de kantoren het beste kunnen gebruiken en nemen daarbij het gedrag van mensen mee.’

Bert Wessels
Bert Wessels in het kantoor aan de Tiberdreef in Utrecht Overvecht.

Zit-sta-plekken

Videoconferencing, zit-staplekken, bewegen, smartbuidlings... De CDF denkt erover na en organiseert pilots. Vaak, maar niet altijd, tot tevredenheid van de medewerkers. Medewerkers moeten wennen aan het flexibel gebruik van de kantooromgeving en het feit dat ze geen vaste (eigen) werkplek meer hebben en overal, onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat, kunnen werken (TPAW of flexen). Veranderingen kosten tijd; medewerkers hebben tijd nodig om te wennen. In eerste instantie is er dan ook weerstand, merken de productmanagers. Wessels: ‘Mensen voelen het soms als “afpakken” van de vaste werkplek. En medewerkers zijn er niet aan gewend om faciliteiten te delen. Flexen heeft tijd nodig.’

Bert Wessels
Wessels: ‘Belangrijk is ook dat een vitale en gezonde werkomgeving bijdraagt aan de tevredenheid van de medewerkers’
Raymond Offermans
Offermans: ‘In sprints de resultaten van elke tussenstand toetsen bij de opdrachtgever: is dit nog wat je bedoelde?’

In the cloud

Terug naar af gaan we niet meer, maar het kan misschien wel beter, is ook het idee van Wessels. Efficiënt omgaan met vierkante meters, maar dan gekoppeld aan een aantrekkelijke kantooromgeving afgestemd op de activiteiten en het gebruik door  medewerkers. Vandaar de pilots. Offermans: ‘Het groeiende gebruik van ICT verandert onze manier van werken. Wie werkt er nog niet in the cloud? Wie doet zijn aangifte nog op papier? Deze digitale manier van werken vraagt andere specialismen, een andere werkwijze. En dus een flexibele kantoorinrichting.’

‘Hoe kun je medewerkers bewegen zo goed mogelijk van de ruimte gebruik te maken?’

Snel reageren

De Belastingdienst zit middenin de omslag van persoonlijke werkplek naar gedeelde werkomgeving. Een belangrijk deel van de Belastingdienstkantoren is al ingericht volgens de normen van de rijkswerkomgeving. De CFD zet in op de ketengedachte van de Belastingsdienst: de werkomgeving inrichten om een werkproces zo goed mogelijk te ondersteunen. Agile werken is de toekomst: snel reageren op de behoefte van de klant, minder vergaderen, slim en snel produceren. Het bedrijfsleven, met name banken en ICT-bedrijven, zijn al een stap verder. Offermans: ‘Google begon al in 2001 met agile werken. We lopen achter, ja.’ Wessels: ‘Dat is ook logisch, want bij het bedrijfsleven spelen andere, ook commerciële belangen. Bedrijven lopen daarom vaak in de voorhoede.’

Wendbaar werken

De pilots met agile werken lopen in Utrecht en in Apeldoorn (Walterboscomplex); in principe tot december 2017, respectievelijk april 2018. ‘Maar’, zegt Offermans, de ontwikkelingen gaan zo hard dat we intussen ook zelf in sprints evalueren en de pilots bijstellen tijdens de rit. Na de pilots hopen we te weten hoe we agile werken het beste mogelijk kunnen maken.’

Raymond Offermans
Raymond Offermans in de scrumruimte.

Sprints

Wessels: ‘Voor agile werken moeten mensen uit hun comfortzone (lees: eigen kamer) komen. Flexibel werken (tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk, TPAW) vraagt van medewerkers om het kantoor en de werkplek ook anders te gebruiken. Bij het ontbijt moet je eigenlijk al bedenken wat je die dag gaat doen, wat je nodig hebt om dan de juiste plek bij die activiteit te zoeken.’ Offermans: ‘Agile werken bij de Belastingdienst betekent dat medewerkers meer in multifunctionele teams werken en de stand van een project doorlopend bijhouden. In “sprints” toetsen ze de resultaten van elke tussenstand bij de opdrachtgever: is dit nog wat je bedoelde? Dat werkt veel sneller.’

Scrummen

Agile werken betekent dus teams bij elkaar zetten en multifunctionele (scrum)ruimtes inrichten. De werkomgeving moet ook mee met deze ontwikkeling. De ramen van de grote vergaderkamers op de 1e etage van het kantoor hangen vol met post-its om dat te onderstrepen. De stand van een project wordt bijgehouden door de notities te verschuiven van “doen” naar “bezig” en uiteindelijk “klaar”. Hier gaat het bijvoorbeeld om de nieuwe website. Op de etage werken zo’n 70 medewerkers in teams met elkaar aan een product. Offermans: ‘Ik vind het mooi dat ze de briefjes aan de buitenkant van de kamers plakken, voor iedereen zichtbaar.’ Om de pilots mogelijk te maken zijn tussenwanden weggehaald. ‘Met kleine ingrepen hebben we de ruimte geschikt gemaakt. Hoe gebruik je de ruimte optimaal? Hoe kun je mens en werkomgeving dichter bij elkaar brengen? Hoe kun je de medewerkers bewegen om zo goed mogelijk van de ruimte gebruik te maken? Hoe bereik je maximale flexibiliteit? We proberen binnen de kaders steeds de goede antwoorden te vinden.’

Belastingkantoren

De Belastingdienst heeft bijna 50 kantoren verspreid over heel Nederland. Daarin werken 30.000 (fte) belastingambtenaren. Het Rijksvastgoedbedrijf zorgt samen met het Centrum voor Facilitaire Dienstverlening (CFD) van de Belastingdienst voor beheer en inrichting van deze rijkskantoren.